I rapporti annuali servono a diversi scopi e vengono letti per una serie di motivi. Ad esempio, gli investitori potrebbero ottenere informazioni dalla sezione finanziaria mentre i membri del consiglio possono concentrarsi sui dati del programma. Indipendentemente da chi sta leggendo il rapporto, ciò che viene ricercato sono informazioni accurate che rivelino un quadro generale dello stato di salute della tua azienda.
compilazione
Assembla i dati e le immagini che costituiranno i diversi componenti del documento. La tua relazione dovrebbe includere una descrizione della tua azienda e del suo scopo, integrata da una lettera del principale dirigente dell’azienda. Inoltre, il contenuto dovrebbe includere una panoramica della gestione delle vendite e dei margini di profitto, nonché dei redditi operativi e netti. Incorporare un riepilogo finanziario composto da dichiarazioni di reddito, posizione finanziaria e flusso di cassa che coprono diversi anni. Il tuo rapporto dovrebbe contenere anche una pagina che elenchi la gestione della società, completa degli sfondi di ogni individuo, così come quella del tuo consiglio di amministrazione.
Organizzazione
Crea uno schema utilizzando il materiale informativo che hai accumulato. Il tuo schema dovrebbe essere organizzato in modo da riflettere dove inserirai tutti gli elementi del rapporto, come la tua lettera del dirigente, le informazioni finanziarie e così via. Includere la direzione delineata per gli inserimenti di immagini, come tabelle o grafici per illustrare i dati. Utilizzando lo schema, disponi il tuo rapporto in un modo grafico interessante per facilitarne la comprensione. Ad esempio, bilancia una pagina di numeri o testo inserendo un elemento visivo come un grafico che fornisce le informazioni in un formato di facile comprensione.
Correggi
La revisione del rapporto annuale è fondamentale per evitare di travisare i dati importanti all’interno del rapporto. Correggi almeno due volte, lasciando tutto il tempo per apportare le correzioni. Può essere utile che altri correggano le bozze, per offrire un aspetto nuovo. Evita la tentazione di sfogliare durante la correzione di bozze; errori, come la trasposizione del numero in un documento finanziario, possono distorcere l’accuratezza del report e offuscare la reputazione della vostra azienda.
Distribuzione
Oltre a una versione stampata, la tua relazione annuale dovrebbe essere resa disponibile tramite link sul sito web della tua azienda. Le versioni elettroniche del tuo rapporto possono essere facilmente condivise tramite e-mail con altri che potrebbero essere apprezzati dalla tua azienda, come i donatori. Potresti tenere a portata di mano la versione stampata da fornire alle persone che preferiscono una copia cartacea.