La posta elettronica in qualsiasi azienda può sfuggire rapidamente di mano. La soluzione migliore per mantenere la tua Posta in arrivo ordinata e ordinata è rimanere aggiornato sui messaggi non appena arrivano, poiché una casella di posta pulita migliora la tua produttività. Tuttavia, se hai lasciato che la tua Posta in arrivo fosse ingombra di messaggi di posta elettronica obsoleti o non necessari, Outlook 2010 offre metodi per pulire e organizzare. Prima di iniziare, assicurati di eseguire il backup di tutti i file PST contenenti email che potresti non voler eliminare definitivamente. Se la tua azienda si occupa di informazioni sensibili o altre questioni legali, verifica i tuoi requisiti di conformità prima di procedere.
1
Apri Outlook e fai clic su “File”.
2
Scegli “Informazioni” dal menu della barra laterale e fai clic su “Strumenti di pulizia” che si trova nella sezione Pulizia casella di posta. Fai clic su “Svuota cartella Posta eliminata”, che eliminerà definitivamente tutti i messaggi precedentemente inseriti nel Cestino.
3
Passa il mouse su una singola email nella tua casella di posta per determinarne le dimensioni. Se l’email è grande e desideri salvarla, puoi spostarla in un’altra posizione. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull’e-mail e fai clic su “Sposta”. Se non vedi le dimensioni, fai clic su “Impostazioni di visualizzazione” nella sezione Visualizzazione corrente della scheda Visualizza sulla barra multifunzione. Fai clic su “Mostra colonne” e assicurati che la dimensione si trovi sul lato destro della finestra di dialogo. Evidenzia “Dimensione” dalla selezione Colonne disponibili e premi “Aggiungi”, che renderà visibile la dimensione.
4
Torna alla sezione Pulizia delle cassette postali nella scheda Informazioni. Seleziona “Mailbox Cleanup” dal menu a discesa e determina quali file desideri eliminare in base alle dimensioni dell’email. Digita una dimensione nella finestra di dialogo “Trova elementi più grandi di …” per visualizzare tutte le email di grandi dimensioni; tutte le email di grandi dimensioni conterranno allegati. Puoi anche ordinare i messaggi in base alle dimensioni in un altro modo. Dalla sezione Disposizione della scheda Visualizza della barra multifunzione, Seleziona la dimensione.” Outlook ordina la posta in categorie denominate “Enormi”, “Enormi”, “Molto grandi”, “Grandi” e così via.
5
Determina se desideri eliminare l’intero messaggio, solo l’email o solo l’allegato. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull’allegato e scegliere “Salva con nome” se si desidera eliminare il messaggio e conservare l’allegato. Al contrario, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’allegato e scegli “Rimuovi” per il risultato opposto. Fare clic su “Maiusc-Elimina” per eliminare l’intero messaggio e l’allegato.
6
Seleziona “Trova elementi più vecchi di” nella finestra Pulizia casella di posta e scegli una data appropriata. Fai clic su “Maiusc-Elimina” per eliminare i tuoi vecchi messaggi.
7
Ordina la posta in base al mittente per eliminare la posta ripetitiva, come le newsletter. Fare clic su “Da” nella sezione Disposizione nella scheda Visualizza della barra multifunzione. Scegli il gruppo di email che desideri eliminare. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del gruppo e fai clic su “Elimina”. Questo eliminerà tutte le email da quel mittente.
8
Ripulisci conversazioni o messaggi ridondanti. Seleziona la casella “Mostra come conversazione” nella sezione Disposizione della scheda Visualizza. Trascina verso il basso la freccia “Impostazioni conversazione” per selezionare la visualizzazione desiderata. Nella scheda File, fai clic su “Opzioni”, quindi su “Posta” e seleziona le opzioni desiderate nella sezione Pulizia conversazioni.
9
Archivia le email importanti meno recenti di cui non è stato precedentemente eseguito il backup. Fai clic su “File”, quindi su “Opzioni”. Scegli “Avanzate” dal menu a sinistra e fai clic su “Impostazioni di archiviazione automatica” dalla sezione Archiviazione automatica. Imposta le tue opzioni per quanto spesso e dove vuoi salvare le tue email.