Riunioni del personale mal pianificate possono essere noiose e improduttive. Puoi ottenere di più dal tuo staff e organizzare riunioni efficienti pianificando in anticipo, con l’obiettivo di essere inclusivi. Una volta stabilita la reputazione di ospitare riunioni divertenti e informative, i membri dello staff inizieranno a guardare avanti a questi eventi e inizieranno ad aumentare la loro partecipazione.
Crea un’agenda
Le riunioni del personale rimarranno concentrate e in pista se crei un’agenda dettagliata per ogni evento. Chiedere ai partecipanti se desiderano vedere informazioni specifiche incluse nell’ordine del giorno prima della riunione e distribuire l’ordine del giorno a tutte le parti con almeno 24 ore di anticipo. Ciò consente al personale di avere l’opportunità di avere input e li prepara a contribuire alla riunione.
Fornire rinfreschi
Sia che la riunione del personale si svolga all’inizio della giornata, dopo pranzo o subito prima del pendolarismo serale, è probabile che le persone si impegnino di più se fornisci un rinfresco. Bere caffè, tè e snack offre ai partecipanti una pausa durante la giornata e fornisce una sferzata di energia, che aumenta le capacità intellettuali e migliora la volontà di partecipare. Avere cibo disponibile subito prima della riunione incoraggia anche i membri dello staff ad arrivare presto e interagire tra loro, il che può incoraggiare livelli elevati di comunicazione durante la riunione stessa.
Incoraggia il brainstorming strutturato
Incorpora il brainstorming in ogni riunione del personale come punto dell’ordine del giorno, ma limita il periodo di tempo in modo da non correre a lungo. Questo approccio aggiunge energia alla tua riunione e aiuta i partecipanti alla riunione a elaborare le informazioni e generare nuove idee. Il brainstorming mirato incoraggia anche gli scambi interpersonali e può spingere il personale timido o riluttante ad esprimere le proprie opinioni. Scegli un singolo argomento da affrontare e apri la parola a tutte le idee per un periodo di cinque minuti.
Alleggerisci l’umore
Alleggerisci l’atmosfera della tua prossima riunione del personale organizzando un’estrazione a premi, portando la riunione all’aperto o ospitando l’evento in un luogo come una pista da bowling o un campo da minigolf. Incoraggia i membri dello staff a introdurre “barzellette del giorno” adeguate al lavoro per iniziare la riunione o organizza una brutta gara di cravatte per lanciare l’ordine del giorno. Questi sforzi spensierati possono indurre il personale a rilassarsi, rilassarsi e partecipare.
Usa la moderazione diretta
La riunione del personale dovrebbe essere moderata per rimanere sull’argomento e in tempo, nonché per incoraggiare i membri dello staff riluttanti a partecipare. Ad esempio, un moderatore che nota che un capo dipartimento non ha fornito contributi dovrebbe sforzarsi di includere quella persona chiedendo la sua opinione o richiedendo un rapporto sullo stato o un aggiornamento. Questo approccio coinvolge tutti nell’incontro e promuove una dinamica di gruppo positiva.