Gli imprenditori controllano regolarmente il piccolo fondo di cassa accantonato per piccole spese accessorie come le carte per i dipendenti che si ammalano improvvisamente o alcuni acquisti di forniture per ufficio tra ordini all’ingrosso. Una verifica ti aiuta a confermare che i dipendenti responsabili della gestione del fondo, così come quelli che richiedono piccole somme, utilizzano il fondo correttamente e non lo rubano. Si riconcilia la piccola liquidità confrontando il totale dell’importo originario del contante inserito nel cassetto con il totale dei contanti rimanenti e le registrazioni del totale dei contanti prelevati.
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Contare la carta moneta rimanente nel cassetto del fondo cassa piccola e poi scrivere “Contanti” e il totale su un foglio di carta. Rimuovere e contare le monete, scrivere “Monete” sulla carta e il totale. Somma i due subtotali e scrivi “Total Cash” e l’importo.
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Rimuovere i buoni di prelievo di piccoli contanti o il registro di piccoli contanti e le ricevute di acquisto. Conferma di avere una ricevuta per ogni voucher o voce di registro. In caso contrario, chiedi al dipendente che non ha fornito una ricevuta di fornirti una o il motivo per cui la ricevuta non esiste.
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Organizza i prelievi in categorie in base all’utilizzo come “Forniture per ufficio” e “Varie”. Aggiungi gli importi per la prima categoria; scrivi “Prelievi” sul tuo foglio e sotto l’intestazione scrivi il nome della categoria e l’importo totale. Ripeti con le altre categorie e importi, quindi aggiungi i totali parziali e scrivi “Prelievi totali” e l’importo totale ritirato.
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Aggiungi il totale dei prelievi al totale dei contanti e poi confronta l’importo con il saldo originale. Se gli importi non corrispondono, controlla di nuovo i totali. Se hai aggiunto tutto correttamente, ma il totale combinato è inferiore al saldo originale, annota “Cash Short” e l’importo. Se il totale combinato è superiore al saldo originale, annotare “Cash Over” e l’importo.
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Scrivi un assegno per incassare i soldi necessari per ripristinare il saldo originale. Se il totale combinato era uguale al saldo originale, scrivi l’assegno per l’importo totale dei prelievi. Se c’è una carenza, aggiungi il totale dei prelievi e lo short in contanti e scrivi l’assegno per il totale. Se c’è un eccesso di liquidità, sottrai il Cash Over dal totale dei prelievi e scrivi l’assegno per il resto.
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Metti una nota sul foglio spiegando il motivo della carenza o dell’eccedenza, se noto, o che non sei riuscito a determinare un motivo. Quando hai finito, firma e metti la data sul foglio per dimostrare di aver riconciliato il modulo, quindi archivilo in un raccoglitore o in uno schedario per riferimento futuro.