Non tutte le società, imprese o enti governativi gestiscono le proprie funzioni contabili. Per risparmiare sui dipendenti interni e sui costi correlati, molte organizzazioni scelgono di esternalizzare i servizi di contabilità a un’altra società. Una richiesta di proposta, nota come RFP, descrive in dettaglio ciò su cui l’organizzazione si aspetta che la tua azienda faccia un’offerta quando rispondi alla sua RFP per i servizi di contabilità. La risposta alla RFP consente alla tua azienda di accedere al processo di offerta finale che di solito include una revisione orale del consiglio o un colloquio con i primi tre o cinque offerenti.
Richiesta di proposta
La richiesta di proposta di servizi contabili contiene più sezioni, tra cui una panoramica del suo scopo, date di riunioni speciali, colloqui o comitati orali e un programma dell’attività RFP e il termine per la decisione. Descrive inoltre le qualifiche minime che la tua azienda deve soddisfare per fare un’offerta sui servizi di contabilità dell’organizzazione, come presentare la proposta, l’ambito dei servizi di contabilità necessari, i termini e le condizioni della RFP, il processo di valutazione per la selezione degli offerenti e una sezione di domande e risposte . Potrebbe anche includere una copia delle politiche e delle procedure contabili interne dell’azienda a cui l’azienda deve attenersi.
Revisione RFP
Il primo passo per rispondere a una RFP per servizi di contabilità inizia con una revisione approfondita dell’intera richiesta. Prendere nota di eventuali condizioni speciali come la necessità di certificati o licenze di ragioniere pubblico, errori e omissioni o requisiti di polizza assicurativa di responsabilità professionale, scadenze o riunioni di domande e risposte sui servizi di contabilità e la data di scadenza dei documenti della proposta. Accertati se la tua azienda ha il background contabile, l’esperienza e il personale per gestire il contratto proposto prima di rispondere. Se la tua azienda soddisfa gli standard della proposta, traccia una pianificazione delle fasi e dei processi in modo da non perdere scadenze importanti. Ad esempio, la richiesta di proposta potrebbe richiedere un riepilogo esecutivo o curriculum di personale contabile chiave o altri attori chiave, referenze di clienti o di mantenere un ufficio in una regione geografica specifica.
Incontri
Anche se non hai domande specifiche da porre sulla RFP per i servizi di contabilità, partecipa a tutte le riunioni aperte elencate nella RFP. L’organizzatore della RFP di solito conduce una sessione generale di domande e risposte che consente ai singoli offerenti di ottenere maggiori dettagli sulla RFP e sulla portata dei servizi contabili richiesti. Questo incontro ti consente di verificare i tuoi concorrenti, conoscere meglio l’organizzazione che richiede la RFP e stabilire una presenza con l’organizzazione che richiede le offerte. Offre inoltre la possibilità di acquisire una maggiore comprensione dei servizi di contabilità esistenti dell’azienda oltre a quanto delineato dalla RFP.
Delegazione
Pianificare una riunione per esaminare l’ambito contabile dei servizi e delegare le sezioni della RFP al personale appropriato. Ad esempio, il documento potrebbe chiedere come la tua azienda intende gestire le sue funzioni bancarie, contabilità clienti o fornitori. Ciò potrebbe includere la spiegazione di come la tua azienda prevede di stabilire una cassetta di sicurezza per accettare assegni e pagamenti tramite posta per raccogliere depositi o il tuo piano specifico per gestire le raccolte di account. Assegnare una persona finanziaria o un contabile che gestirà questi servizi per rispondere a questa parte della RFP. Il proprietario o il responsabile dell’azienda potrebbe scegliere di scrivere il riepilogo esecutivo o la panoramica dell’azienda, che include informazioni sul personale chiave dell’azienda, sulla sua reputazione e sul motivo per cui è più adatto a fornire i servizi richiesti.
Bozza
Raccogliere gli elementi critici per la RFP da coloro che sono stati assegnati per prepararli. Aggiungi copie di licenze, certificati di assicurazione, riepilogo esecutivo, curriculum di attori chiave, risposte a domande contabili specifiche e una proposta di offerta che includa i costi per tutti i servizi individuati. Compilare tutti i documenti nell’ordine esatto come richiesto nella RFP. Se non indica un ordine specifico, basare il documento di proposta sulla struttura della RFP e assemblare di conseguenza. Costruisci il tuo documento con attenzione in modo che sia facile da seguire. Dopo aver creato una bozza della proposta, inviarla ai membri chiave del team per la revisione e il commento. Apporta le modifiche necessarie e crea la bozza finale.
Assemblaggio e presentazione
Assicurati di seguire i requisiti per la presentazione della RFP per i servizi di contabilità. Alcune organizzazioni richiedono di pinzare o rilegare la proposta, mentre altre richiedono che venga presentata in un raccoglitore a fogli mobili. Indipendentemente da come deve essere inviato, non deviare dai requisiti RFP. Alcune agenzie potrebbero richiedere un documento elettronico, mentre altre potrebbero richiederlo su disco. Sebbene tu possa avere una proposta generale sul tuo computer, assicurati di adattare la tua offerta per i servizi di contabilità all’ambito dei servizi contabili dell’organizzazione elencati nella RFP.