La corrispondenza commerciale gioca un ruolo essenziale nel coltivare i rapporti con clienti e fornitori, precisando i termini di un progetto e riscuotendo i crediti dai clienti che pagano lentamente. Con Microsoft Word sul tuo MacBook Pro, puoi creare lettere con l’intera gamma di opzioni di formattazione necessarie per presentare un’immagine raffinata e professionale. Collega il tuo MacBook Pro a una stampante USB o utilizza una connessione di rete o Wi-Fi per stampare la corrispondenza.
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Avvia Microsoft Word. Fare clic sulla scheda “Layout” nella barra multifunzione di Office per visualizzare le opzioni di configurazione. Modificare le dimensioni in modo che corrispondano alle dimensioni della carta intestata, se necessario. Utilizzare i campi di immissione o i controlli freccia nella sezione Margini per impostare l’area di lavoro della pagina del documento.
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Passa alla scheda Home e imposta le opzioni di tipo per il tuo testo nella sezione Carattere. Seleziona un carattere tipografico e una dimensione. Per la maggior parte della corrispondenza commerciale, imposta il colore del testo su nero e lascia grassetto, corsivo, sottolineatura e altri effetti da utilizzare per enfatizzare una parola o una frase.
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Digita il nome della tua azienda, indirizzo, città, stato, codice postale, numeri di telefono e fax, e-mail e indirizzi del sito web all’inizio della lettera, suddividendo le informazioni in più righe. Seleziona le informazioni che hai appena digitato e fai clic sul pulsante a filo a sinistra o al centro nella sezione Paragrafo della scheda Home, allineando il tuo indirizzo al margine sinistro o centrandolo sul documento. Se utilizzi carta intestata aziendale, ometti questi dettagli.
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Premi “Invio” per separare le informazioni sull’indirizzo del mittente dal resto della lettera. Una singola riga vuota dovrebbe essere sufficiente. Digita la data e allinearla a filo a sinistra. Premere nuovamente “Invio” per aggiungere un’altra riga vuota e digitare l’indirizzo del destinatario.
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Premi “Invio” per separare le informazioni di contatto del destinatario dal tuo saluto, che inizia con “Gentile” e include il nome, il nome e il cognome del destinatario o il titolo e il cognome di cortesia, a seconda della tua relazione con il destinatario e della natura il messaggio che la tua lettera comunicherà. Metti una virgola per un saluto informale o due punti per un indirizzo più formale, dopo il saluto. Premere “Invio” per separare il saluto dal corpo della lettera.
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Digita i paragrafi del corpo della tua lettera, separandoli con una riga vuota tra ogni paragrafo. Aggiungi una riga vuota dopo l’ultima riga del corpo della lettera. Se preferisci margini di testo destro e sinistro ben definiti, seleziona i paragrafi e utilizza i controlli Paragrafo della scheda Home per impostarli come tipo giustificato.
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Digita la chiusura su una riga a sé, seguita da una virgola. A seconda del tono e dell’argomento della lettera, potresti dire “Cordiali saluti”, “Cordiali saluti”, “Rispettosamente” o un’altra chiusura che si adatta al tuo rapporto con il tuo corrispondente.
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Lascia diverse righe di spazio vuoto dopo la chiusura e prima di una riga in cui digiti il tuo nome, seguite dal titolo su un’altra riga. Lascia tutto lo spazio vuoto tra la chiusura e il tuo nome di cui avrai bisogno per la tua firma.
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Stampa e salva la lettera.