La contabilità clienti è definita come un’attività che riflette un pagamento futuro. In realtà, una contabilità clienti è un debito. Il modo in cui la tua azienda affronta l’obbligo di debito e i termini del debito devono essere scritti chiaramente nella politica organizzativa che il tuo personale capisce. Ad esempio, è necessario definire alcuni termini come “write-off” e “collection”. Le tecniche di riscossione e le politiche e le procedure utilizzate per seguire i pagamenti insoluti possono anche aiutare coloro che fanno parte del reparto contabilità clienti a svolgere meglio i propri compiti e responsabilità.
Definizioni delle politiche e gestione dei crediti
Il primo passo nella stesura di qualsiasi politica sui crediti è fornire le definizioni di tutti i termini chiave utilizzati. Includere definizioni per contabilità clienti, cancellazione conto e vari tipi di crediti. È inoltre possibile includere informazioni sulla gestione dei crediti per includere le procedure per la registrazione, la riscossione, la detenzione, l’approvazione, la rettifica, la revisione, il riferimento o altrimenti l’elaborazione di un credito.
Costituzione del credito
La sezione successiva che scrivi dovrebbe fornire una base o una linea guida per l’accertamento di un credito. Dovrebbe spiegare in che modo il debitore riconosce il credito e definire il tuo ruolo nel fornire i termini e le condizioni per il pagamento al momento della creazione del conto. Includere uno schema del processo delle attività di riscossione e l’intervallo di tempo tra l’inserimento del conto in incassi e l’invio dell’account a un’agenzia di credito esterna.
Processo di fatturazione
Includere una sezione sul processo di fatturazione e spiegare come i clienti possono visualizzare il proprio account o accedere alle fatture. Potresti discutere la differenza tra una fattura cartacea ed elettronica e il processo per il passaggio a una fattura elettronica.
Revisione del proprietario dei conti scaduti
Dal punto di vista dell’audit, l’imprenditore dovrebbe rivedere tutti i conti scaduti almeno una volta all’anno. Dovrebbe inoltre essere fornito un programma per le revisioni della direzione interna dell’attività dei crediti, generalmente mensili. Includere il titolo della persona responsabile della revisione.
Politica di invecchiamento dell’account
L’ultima sezione della politica dovrebbe definire un conto scaduto e fornire i criteri o la base per la cancellazione di un conto scaduto e una linea di condotta per il ripristino del conto. La politica dovrebbe definire il processo per l’invecchiamento dei conti. Ad esempio, dovrebbe indicare se gli account invecchiano con incrementi di 30 giorni o una volta ogni trimestre.