Quando non sei sicuro di cosa discutere durante la riunione annuale di valutazione basata sulle prestazioni di un dipendente, usa la tua valutazione scritta delle prestazioni del dipendente per spunti di discussione. In effetti, tutte le riunioni di valutazione dovrebbero basarsi, in parte, su una valutazione formale. La valutazione scritta delle prestazioni è una parte importante del fascicolo del personale del dipendente perché giustifica le future azioni di impiego, come la promozione, la conservazione o il licenziamento. Una copia dovrebbe anche essere fornita alla dipendente per i suoi record personali e per aiutarla a mantenere una buona prestazione lavorativa.
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Ottieni i moduli della tua azienda per le valutazioni dei dipendenti oltre a qualsiasi politica sulla scrittura di valutazioni delle prestazioni o sulla conduzione di riunioni di valutazione con i dipendenti che ti riferiscono. Se la tua azienda non dispone di un processo formale di valutazione delle prestazioni o moduli o politiche per scrivere valutazioni delle prestazioni, crea un modulo che contenga informazioni pertinenti come il nome, il titolo o la posizione del dipendente, il dipartimento e il periodo di valutazione.
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Rivedere la cartella del personale del dipendente, concentrandosi sui record delle prestazioni per il periodo di valutazione. Esempi di registrazioni delle prestazioni includono rapporti sulla produttività o scrittura di campioni per dipendenti con responsabilità che includono la compilazione di dati per rapporti scritti o visivi. Le registrazioni delle prestazioni possono anche includere rapporti provvisori sulle prestazioni, elogi da parte di clienti o altri dipendenti e autovalutazioni che il dipendente potrebbe aver completato.
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Copiare la descrizione del lavoro del dipendente e creare standard di prestazione per ogni compito o responsabilità. Gli standard di rendimento determinano ciò che il dipendente deve fare per soddisfare o superare le aspettative di rendimento del datore di lavoro. Ad esempio, se il dipendente che stai valutando è un assistente esecutivo i cui compiti includono l’organizzazione del viaggio per diversi amministratori delegati e la partecipazione alle riunioni del consiglio, gli standard di rendimento potrebbero includere il mantenimento di registri di viaggio accurati, la gestione della logistica per i voli, l’alloggio e le riunioni del consiglio senza errori, e documentare i verbali delle riunioni. Se l’assistente svolge costantemente questi compiti senza intoppi ed è elogiato per le sue prestazioni, i suoi registri di lavoro dovrebbero documentare l’efficienza con cui svolge le sue mansioni lavorative. Una valutazione basata sulle prestazioni relativa a questa parte dei compiti dell’assistente esecutivo si basa in gran parte su itinerari di viaggio accurati, misurazioni di contenimento dei costi per garantire che l’assistente tragga vantaggio da voli e alloggi economici e produzione di minuti perfetti che riassumono le riunioni del consiglio di amministrazione della società.
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Definire le aree per la valutazione delle prestazioni del dipendente. Utilizzando lo stesso esempio, le aree di competenza funzionale includerebbero compiti amministrativi, competenza con la tecnologia e interazione con dirigenti, colleghi e dipendenti in altri reparti da cui l’assistente dipende per il supporto. Affronta aree specifiche con una narrazione da uno a due paragrafi sulle prestazioni del dipendente insieme a una valutazione numerica. Assegnare una valutazione numerica alle prestazioni del dipendente facilita una migliore determinazione se ricompensare il dipendente con un aumento di stipendio o stipendio.
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Crea una valutazione a tutto tondo valutando le competenze principali del dipendente. Comunicazione, capacità di risoluzione dei conflitti, gestione del tempo e capacità organizzative sono necessarie affinché i dipendenti possano svolgere le loro mansioni lavorative. Tuttavia, poiché si tratta di una valutazione basata sulle prestazioni, concentrati principalmente sulle prestazioni effettive del lavoro. Riassumi la valutazione con uno o due paragrafi in cui il dipendente eccelle e le aree in cui potrebbe migliorare. Inoltre, suggerire obiettivi di performance per il prossimo periodo di valutazione.