Se gestisci la tua attività senza budget, probabilmente cadrai in uno dei due campi: quelli che credono che creare budget sia una perdita di tempo e quelli che sono confusi dal processo di definizione del budget. Indipendentemente da quale parte ti trovi, il budget giusto può aiutarti a gestire le spese della tua azienda, mettere da parte i soldi per acquisti futuri e determinare dove puoi tagliare i costi e, viceversa, dove puoi guadagnare di più.
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Raccogli ciò di cui hai bisogno per creare un budget. Questo passaggio è semplice quanto la tua contabilità è accurata; Se la tua azienda tende a tenere documenti importanti riposti in scatole in un ordine non certo, raccogliere le informazioni sul reddito e sui flussi in uscita dell’anno passato potrebbe essere difficile. Tuttavia, se la tua contabilità è automatizzata, la maggior parte del duro lavoro viene svolto per te. Non solo i programmi software di contabilità tengono traccia delle entrate e delle spese, molti di loro ti costringono a impostare categorie per le tue spese e la creazione di queste categorie è un passaggio essenziale per la creazione di un budget.
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Decidi se i dati relativi alle entrate e alle uscite dell’anno passato sono affidabili per l’anno a venire. Sottrarre da queste cifre di entrate e uscite i numeri che è improbabile che si ripetano, come un guadagno una tantum o una spesa che non è ricorrente. Se prevedi un aumento delle spese per il prossimo anno, come quelle associate ai costi assicurativi, o se prevedi una diminuzione del reddito, questi numeri sono particolarmente importanti, poiché influenzeranno il modo in cui procederai.
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Esamina o crea categorie per le spese. Le categorie tipiche includono i costi del personale, che copriranno le retribuzioni e qualsiasi altro costo associato ai dipendenti, i costi di edifici e servizi pubblici, i costi di inventario o dei materiali e i costi delle commissioni professionali.
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Assegna i fondi alle tue categorie di budget utilizzando la spesa per queste categorie nell’anno precedente come guida. Questo è il punto nella definizione del budget che rende il processo utile per coloro che non hanno mai creato un budget per le imprese; spesso rimarrai sorpreso – o scioccato o inorridito – da ciò che stai spendendo in determinate categorie. La creazione di un budget ti offre l’opportunità perfetta per capire come ridurre i costi per categoria o per frenare le spese fuori controllo assegnando un determinato importo fisso alle categorie.