La creazione di un sistema di archiviazione dei record richiede una revisione approfondita delle attuali pratiche aziendali e un piano realizzabile. Sia che si stia configurando un sistema elettronico senza carta o che si crei un sistema utilizzando record cartacei, si utilizza lo stesso processo. Ciò implica l’applicazione di principi organizzativi logici. Le giuste divisioni, o categorie, sono la chiave per un sistema efficiente ed efficace.
Crea un sistema di archiviazione dei record
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Esamina i record che la tua azienda desidera archiviare e le tue attuali raccolte di record e pratiche di archiviazione. Forma un piccolo comitato che lavori con te nel delineare i materiali che intendi organizzare. Crea le categorie di cui hai bisogno per includere tutti i tuoi record.
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Organizza i documenti in categorie riconoscibili che abbiano senso per il tuo personale. Il criterio principale per una categoria è che non si sovrapponga a nessun’altra categoria. Se una categoria principale è costituita dai clienti, ogni cliente, o gruppo di clienti compatibile, dovrebbe fungere da sottocategoria. I record del prodotto o del fornitore devono appartenere a categorie diverse. All’interno di ogni categoria e sottocategoria, i singoli record possono essere ordinati alfabeticamente per titolo, data di inizio o completamento, reparto o qualsiasi altro metodo che renda il recupero conveniente, coerente ed efficiente.
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Preparare materiali di formazione che spieghino il sistema ai dipendenti. Condurre un programma di formazione per spiegare le procedure e i vantaggi dell’archiviazione e del recupero dei record. Prestare particolare attenzione a qualsiasi gestore di record, il cui compito è raccogliere, archiviare e distribuire record; e supervisori di unità, che probabilmente riceveranno domande dopo che il sistema sarà stato installato. Usa i membri del team di sviluppo per aiutarti a monitorare il sistema per le modifiche che correggeranno i problemi o renderanno più facile ed efficiente l’uso.
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Un sistema di archiviazione senza un sistema di backup non è completo o sicuro. Le aziende hanno subito ingenti perdite finanziarie o hanno cessato l’attività quando hanno perso i propri dati. Per i record critici, potrebbe essere conveniente creare record duplicati e archiviarli in posizioni off-site sicure e ignifughe. Un’altra alternativa è eseguire la scansione elettronica dei dati critici e trasmettere i file a un archivio online off-site. Se la privacy dei dati è un problema, puoi eseguire il backup dei file sulle tue unità, che conservi in un luogo sicuro e fuori sede.