Le politiche di gestione dei record influiscono direttamente sull’efficacia delle operazioni quotidiane di un’organizzazione. Senza controllo, i record hanno il potenziale per aumentare i costi operativi ed esporre le organizzazioni a rischi. Molti enti pubblici e privati devono seguire le linee guida dichiarate per la conservazione di documenti importanti, altrimenti devono affrontare sanzioni o ripercussioni legali. Sebbene le politiche di gestione dei record differiscano tra le organizzazioni, esistono obiettivi comuni che tutte le entità si sforzano di raggiungere.
Trasparenza della governance
ARMA International crea e mantiene principi di conservazione dei registri generalmente accettati, che forniscono ai custodi dei documenti e ad altre linee guida del personale per la conservazione dei documenti per un’efficace conservazione dei documenti. La trasparenza nella governance dei programmi di conservazione dei record è un principio chiave e le linee guida affermano che la direzione deve documentare le caratteristiche del programma in modo aperto e verificabile. Ciò consente ai dipendenti e ad altre importanti parti interessate di svolgere i propri compiti nel modo più efficace possibile. Senza ordine, la confusione e gli errori iniziano a sminuire l’efficacia del programma.
Protezione dei dati
La protezione delle informazioni sensibili dalle minacce interne ed esterne è una componente fondamentale della gestione dei record. Se i documenti riservati vengono sottratti in modo improprio, le organizzazioni a scopo di lucro sono esposte a numerosi rischi, inclusa la responsabilità legale e il calo delle vendite attribuibile a pubblicità negativa. Anche le organizzazioni non profit e governative sono a rischio se archiviano dati sensibili come la salute o le cartelle cliniche degli studenti. Che si tratti di crittografare o proteggere con password i record digitali o controllare l’accesso ai documenti cartacei nei magazzini, i controlli dei record devono mitigare il rischio di furto di dati.
Conformità normativa
Le società di contabilità hanno requisiti normativi specifici a cui devono attenersi quando si tratta di archiviare i record. Se il personale non è in grado di fornire documenti di lavoro o altre questioni probatorie alle autorità competenti su richiesta, può perdere la capacità di esercitare, tra le altre conseguenze negative. Allo stesso modo, gli studi medici devono rispettare le disposizioni dell’Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 e archiviare le cartelle cliniche di conseguenza. Gli enti pubblici e privati devono soddisfare i requisiti di registrazione designati dalle agenzie di regolamentazione.
Riduzione dei costi
Mantenere i costi di archiviazione e generali più bassi possibile è un obiettivo chiave della gestione dei record. I documenti cartacei e digitali hanno ciascuno un costo di archiviazione ed è vantaggioso per le organizzazioni archiviare i documenti solo per il tempo necessario. Se i documenti vengono archiviati digitalmente su server, l’eliminazione di record ridondanti o obsoleti libera la memoria per altre informazioni o esigenze di elaborazione. L’ottimizzazione dell’archiviazione digitale sui server ha il potenziale per ridurre le spese in conto capitale e ridurre i costi operativi. Allo stesso modo, la distruzione di documenti cartacei consente di ridurre le spese di archiviazione di terze parti e di liberare spazio nelle strutture esistenti.