A seconda della vicinanza dei clienti, la quantità di tempo che i dipendenti trascorrono a recarsi presso le sedi dei clienti per effettuare chiamate di assistenza in loco può essere significativa. Se i tuoi dipendenti incorrono in tempi di viaggio, assicurati che lo monitorino e lo codifichino correttamente, perché non puoi fatturare ciò che non tracciano. Dovrai decidere se aumentare le tariffe attuali per acquisire il tempo di viaggio, fatturare separatamente il tempo di viaggio o cancellarlo. Se decidi di fatturare separatamente, dovrai determinare la tariffa di fatturazione e se la tariffa varia in base all’ora del giorno. Qualunque sia la tua politica, comunicala chiaramente a ogni dipendente e istruiscili ad applicarla in modo coerente.
Definizione del tempo di viaggio
Prima di determinare una politica di fatturazione del tempo di viaggio, è necessario decidere se i dipendenti devono codificare il tempo di viaggio al di fuori del normale orario lavorativo. Ad esempio, se il normale orario di lavoro è dalle 8:5 alle 3:10 e un dipendente lascia l’ufficio alle 3:10 e arriva nella sua camera d’albergo alle 3:5 per una chiamata di servizio notturno, devi decidere se il dipendente codifica sette ore di viaggio tempo, dalle XNUMX:XNUMX alle XNUMX:XNUMX, o due ore di viaggio, dalle XNUMX:XNUMX alle XNUMX:XNUMX, per quel giorno. Quando il tecnico completa la chiamata di servizio, codifica il tempo di viaggio per il luogo successivo in modo simile, indipendentemente dal fatto che stia tornando a casa o verso la posizione di un altro cliente.
Pagare i dipendenti per il tempo di viaggio
La legge federale richiede che tu paghi i dipendenti per il tempo in cui sono al lavoro e per il tempo in cui viaggiano durante il normale orario lavorativo. Gli orari standard della settimana lavorativa vengono utilizzati per i viaggi di sabato e domenica. Se un tecnico si reca presso la sede di un cliente dopo il normale orario lavorativo, non sei obbligato a pagare il tecnico per il tempo di viaggio ai sensi del Fair Labor Standards Act. Se il tecnico lavora dopo l’orario di lavoro risolvendo il problema del cliente, è necessario pagare il tecnico per il tempo che ha lavorato. Se viaggia durante il normale orario lavorativo, è necessario pagare il tecnico per il tempo di viaggio. Le leggi sugli straordinari regolari si applicano a tutte le ore per le quali un dipendente viene retribuito.
Tasso di fatturazione del tempo di viaggio
Finché i dipendenti codificano il tempo di viaggio, puoi scegliere di fatturarlo o cancellarlo. Se decidi di fatturare il tempo di viaggio, devi assegnare una tariffa di fatturazione al tempo di viaggio. Se i dipendenti registrano il tempo di viaggio al di fuori del normale orario lavorativo, potresti scegliere di fatturare alla tariffa di fatturazione standard durante il normale orario lavorativo, poiché un dipendente non può lavorare su una chiamata di servizio per un altro cliente durante il viaggio. Potresti anche decidere di fatturare il tempo di viaggio al di fuori del normale orario lavorativo a una tariffa ridotta, ad esempio la metà o un terzo della tariffa normale.
Tariffa in loco più alta
Se non desideri fatturare separatamente il tempo di viaggio, un’alternativa è creare due tariffe diverse per il lavoro fuori sede e il lavoro in sede. Esegui un’analisi per calcolare le ore o il costo medio del viaggio per una chiamata di servizio e crea una tariffa in loco aggiungendo la tariffa standard più il costo medio. Puoi anche avere una tariffa che varia in base alla distanza tra il tuo ufficio e la struttura del tuo cliente.
Analisi della concorrenza / del settore
Prima di implementare una politica per recuperare il tempo di viaggio, scopri come i tuoi concorrenti fatturano il tempo di viaggio. Anche se non dovresti mai adottare una politica per imitare un concorrente, se tutti i tuoi concorrenti gestiscono il tempo di viaggio allo stesso modo, potrebbe esserci una pratica standard del settore non scritta che dovresti seguire. Se decidi di fatturare il tempo di viaggio in modo diverso dai tuoi concorrenti, è utile esserne consapevoli in modo da poter spiegare la differenza di politica a un cliente che potrebbe confrontare un’offerta che hai fatto con un’offerta di uno dei tuoi concorrenti.