Come libero professionista, probabilmente ti rendi conto dell’importanza di avere più clienti contemporaneamente per fornire il reddito più stabile possibile. Avere più clienti ti consente anche di essere versatile nel lavoro che svolgi, prevenendo il burnout. Tuttavia, c’è uno svantaggio di avere troppi clienti: tenere traccia di tutti loro e di tutti i progetti in corso che hai programmato. Consentire a te stesso di scivolare e perdere una scadenza importante probabilmente ti farà perdere quel cliente. Esistono diversi modi per tenere traccia dei clienti e dei progetti di freelance.
Filtri e indirizzo e-mail
Tenere traccia della corrispondenza con i tuoi clienti è fondamentale. La maggior parte dei provider di posta elettronica online come Gmail, Hotmail e Yahoo !, consentono di creare filtri che inviano i messaggi in arrivo alla propria cartella. La creazione di un indirizzo separato è un modo per distinguere tra e-mail personale ed e-mail di lavoro. Ogni volta che ottieni un nuovo client, dovresti considerare di creare un filtro per tutti i messaggi provenienti da quell’email nella sua cartella. Ciò ti consente di vedere facilmente quando quel client ti ha inviato un messaggio.
Software di calendario
I programmi software di calendario come Mozilla Sunbird, StudyMinder e WinCalendar ti consentono di inserire le scadenze imminenti su un calendario, tenendo così traccia di quali progetti sono in scadenza e quando sono in scadenza. Avere un gran numero di progetti può rendere difficile tenere il passo con le scadenze, ma l’installazione del software di calendario sul tuo sistema può semplificare il processo. Digitando i dettagli del progetto dei tuoi clienti, come il conteggio delle parole e le scadenze, nel modo più conciso possibile, puoi dare la priorità ai progetti.
Software di monitoraggio del tempo
I clienti che pagano a ore anziché a cottimo potrebbero chiederti di registrare il tempo speso a lavorare sul loro progetto in modo che possano calcolare quanto ti devono in base agli accordi precedenti. I software di monitoraggio del tempo come Toggl, Harvest e FreshBooks hanno un programma di installazione scaricabile o un’applicazione basata sul Web, se si utilizzano più computer. Questi programmi registrano quando apri e chiudi determinate applicazioni e browser. È spesso possibile esportare report in programmi di fogli di calcolo e allegarli alla fattura per dimostrare il tempo trascorso a lavorare su un progetto. I programmi avanzati possono documentare quale file hai aperto in un’applicazione, in modo da poter esaminare le tendenze di lavoro per un particolare progetto.
Fatture
In alcuni casi, dovrai anche creare una fattura di lavoro. Se effettui transazioni tramite PayPal, puoi creare una fattura dettagliata quando effettui una richiesta di pagamento, ma devi essere connesso a Internet e non puoi salvare la fattura per riutilizzarla in un secondo momento. Il software di fatturazione, se abbinato a fogli di calcolo, consente di tenere traccia dei pagamenti ricevuti e dei pagamenti dovuti. Mantenere organizzati i registri dei pagamenti è fondamentale per le tasse e per mantenere il budget come libero professionista.