Nell’attuale contesto economico frenetico, i proprietari di piccole imprese devono spesso imparare a fare di più con meno. Di conseguenza, questo di solito significa cercare di eseguire più lavoro in meno tempo. Se dedichi un po ‘di tempo a redigere lettere o altra corrispondenza per la tua attività, sai che l’impostazione e la formattazione di alcuni documenti può richiedere una notevole quantità di tempo. In molti casi, il tempo dedicato alla creazione di documenti è il tempo che avresti potuto spendere per concludere una vendita o trovare nuovi clienti. Se utilizzi Microsoft Word per creare i tuoi documenti, puoi utilizzare i modelli per ridurre la quantità di tempo che trascorri sulla tastiera. I modelli di Word ti consentono di semplificare molte attività di produzione di documenti e ti aiutano a liberare il tuo tempo per altre attività aziendali.
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Avvia Microsoft Word sul tuo computer. Fare clic su “File” sulla barra multifunzione, quindi fare clic su “Nuovo”. Fare clic su uno dei modelli locali nella finestra Modelli disponibili che meglio corrisponde al tipo di documento che si desidera creare. Microsoft Word viene fornito con una serie di modelli preconfigurati che puoi utilizzare immediatamente. Tuttavia, se uno dei modelli nella finestra Modelli disponibili non corrisponde esattamente al tipo di documento che si desidera creare, immettere un termine di ricerca nella casella di ricerca “Cerca modelli in Office.com”, quindi premere il tasto “Invio”. Nella finestra Modelli disponibili viene visualizzato un elenco di modelli che corrispondono ai criteri di ricerca.
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Fare clic sul modello che si desidera utilizzare, quindi fare clic sul pulsante “Crea”. Se si utilizza un modello dal sito Web Office.com, evidenziare il nome del modello e fare clic sul pulsante “Download”. Il modello si apre come un nuovo documento in Microsoft Word.
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Modificare il nome dell’azienda e le informazioni sull’indirizzo nel modello. Modifica il testo predefinito che desideri riutilizzare in documenti futuri in base al modello. Se il modello ha campi per i destinatari o le informazioni sull’indirizzo, dovresti lasciare intatti i valori dei campi e non modificarli, poiché probabilmente utilizzerai il modello molte volte. Lasciando in posizione i campi destinatario predefiniti o il campo cliente, i documenti basati sul modello saranno più facili da modificare e utilizzare.
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Fare clic sull’immagine del logo predefinita nel modello, se il documento ne ha una. Con l’immagine del logo predefinita selezionata, fare clic sulla scheda “Inserisci”, quindi fare clic sull’icona “Immagine”. Sfoglia fino all’immagine del logo della tua azienda sul tuo computer locale. Evidenzia il file dell’immagine del logo, quindi fai clic sul pulsante “Inserisci”. Microsoft Word sostituisce l’immagine del modello predefinito con il logo della tua azienda. Se il modello non contiene un’immagine del logo predefinita e si desidera aggiungerne una, posizionare semplicemente il cursore nel punto in cui si desidera che appaia l’immagine del logo, quindi fare clic su “Inserisci” seguito da “Immagine” sulla barra multifunzione.
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Fare doppio clic sull’area del piè di pagina del documento. Immettere qui il testo del piè di pagina che si desidera visualizzare nei documenti in base al modello. Qualsiasi testo immesso qui apparirà su ogni documento che crei dal modello.
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Modificare altre parti del documento modello secondo necessità.
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Fare clic su “File” sulla barra multifunzione, quindi fare clic su “Salva con nome”. Immettere un nome predefinito per il documento modello nel campo “Nome file”. Fare clic sull’elenco a discesa del tipo “Salva con nome”, quindi selezionare “Modello di Word (* .DOTX)” come tipo di file. Abilitare l’opzione “Salva miniatura”, quindi fare clic sul pulsante “Salva”. Se Microsoft Word visualizza un messaggio di avviso sul salvataggio del file in un nuovo formato, fare clic sul pulsante “OK”.
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Chiudi il documento modello in Microsoft Word. Fare clic su “File” sulla barra multifunzione, quindi fare clic su “Nuovo”. Fare clic sull’icona “I miei modelli” nella sezione Home della finestra Modelli disponibili. Evidenzia il nome del documento modello che hai creato nella scheda Modelli personali, quindi fai clic sul pulsante “OK”. Microsoft Word apre una versione modificabile del modello con il nome file generico “Documento1”.
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Modificare i campi destinatario o cliente con nome e indirizzo, se necessario. Digitare testo aggiuntivo nel corpo del documento come richiesto, quindi fare clic sull’icona del disco floppy sopra la barra multifunzione per salvare il documento. Microsoft Word richiede di immettere un nuovo nome file di documento nel campo “Nome file”. Immettere un nome file per il documento, quindi fare clic su “Salva”.
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Stampa il documento o allegalo a un’e-mail, se necessario.