Un’azienda monitora gli indicatori chiave di prestazione (KPI), come il livello di soddisfazione del cliente, per valutare le prestazioni aziendali. Questi dati vengono spesso inseriti in un’applicazione per computer che visualizzerà graficamente i risultati dello stato. A seconda dei risultati, l’azienda può determinare se sta raggiungendo gli obiettivi aziendali o se fallisce. Se il livello di soddisfazione è inferiore alle aspettative, lo schermo del computer, noto come dashboard, potrebbe visualizzare un’icona a semaforo rosso in base ai criteri impostati all’interno dell’applicazione. In genere, le aziende misurano i KPI entro un periodo stabilito dalla direzione, ad esempio mensile o trimestrale.
Storia
Prima che i dashboard mostrassero lo stato dei KPI, gli analisti hanno analizzato i dati per valutare le prestazioni aziendali. Successivamente, hanno presentato i risultati alla direzione in rapporti di sintesi; il ritardo tra la raccolta e la presentazione dei dati ha portato a rapporti spesso obsoleti. Pertanto, i manager potrebbero prendere decisioni aziendali sulla base di informazioni non aggiornate. Di conseguenza, gli sviluppatori di software hanno creato applicazioni dashboard per fornire informazioni sulle prestazioni di facile comprensione in modo tempestivo.
Responsabilità
La direzione approva l’implementazione del software dashboard che fornisce la capacità di monitorare i KPI da varie origini dati, come un foglio di calcolo e un server di database. I consulenti informatici o i dipendenti della tecnologia informatica installano l’applicazione dashboard sui computer aziendali. Successivamente, i manager definiscono i criteri di monitoraggio KPI. Gli analisti normalmente configurano il software per riflettere questi criteri e stabilire programmi di monitoraggio.
Frequenza di misurazione
La frequenza con cui si misura un KPI dipende dalle sue caratteristiche, come la frequenza con cui le informazioni correlate cambiano o vengono raccolte. Ad esempio, i clienti potrebbero inserire il loro livello di soddisfazione su un sito web ogni volta che effettuano acquisti. Tuttavia, il software del dashboard potrebbe raccogliere i risultati settimanalmente in base a una pianificazione stabilita dalla direzione. Inoltre, la frequenza di misurazione dipende dal valore attribuito allo stato dei KPI dai manager riguardo al processo decisionale. Ad esempio, le decisioni prese mensilmente in base a un KPI richiedono che il monitoraggio avvenga mensilmente o più frequentemente.
Benefici
Hai la possibilità di monitorare i KPI a vari livelli, come dipendente, gruppo di lavoro, dipartimento e azienda. Il personale di vendita potrebbe segnalare la propria attività settimanalmente, consentendo alla direzione di valutare le prestazioni di ciascun venditore e apportare le modifiche necessarie per raggiungere un obiettivo mensile. Inoltre, un’azienda potrebbe misurare il proprio fatturato totale mensile per valutare le prestazioni totali dell’azienda e apportare le modifiche necessarie per raggiungere un obiettivo di vendita annuale.
Considerazioni
Lo scopo del monitoraggio dei KPI è determinare se un’azienda è in linea con il raggiungimento degli obiettivi di business. La direzione potrebbe stabilire questi obiettivi per vari periodi, come settimanale, mensile, trimestrale e annuale. Pertanto, è necessario considerare questi obiettivi e le relative tempistiche quando si pianifica la raccolta dei dati KPI. In caso contrario, potresti raccogliere dati più spesso del necessario, il che potrebbe comportare un’allocazione inappropriata delle risorse. Tuttavia, potrebbe essere necessario monitorare settimanalmente un KPI per raggiungere un obiettivo mensile, ad esempio un obiettivo di vendita mensile.