Sapere dove la tua azienda spende i soldi ti dà un controllo migliore sul suo futuro. La contabilità del centro di costo identifica come le aree dell’azienda che non generano profitti ma sono necessarie per supportare quelle che aumentano il costo della tua attività. Questo strumento manageriale vede queste attività di supporto come centri di spesa o di costo. Lo usi per stabilire budget, monitorare progetti speciali, controllare le spese e valutare le prestazioni del manager.
Assegnazione di budget
Il budget per centro di costo consente di analizzare le spese laddove si verificano. I reparti, i progetti, i conti dei clienti e le apparecchiature rappresentano i centri di costo tipici. I loro budget includono i dollari operativi pianificati per categoria o voce e una parte allocata delle spese generali, come telefono e servizi pubblici. A ogni budget del centro di costo è assegnato un numero di conto. All’interno di tale account, è possibile stabilire ulteriori sottocentri di costo, ciascuno con un codice o un numero di interno, per tenere traccia degli aspetti chiave delle operazioni di quel centro di costo. Ad esempio, le risorse umane possono avere centri di costo per il reclutamento, la formazione e i bonus. Se al budget delle risorse umane viene assegnato il centro di costo 5540, 5540-010, 5540-020 e 5540-030 potrebbero rappresentare rispettivamente le voci di reclutamento, formazione e bonus del budget.
Monitorare i progetti non preventivati
Possono sorgere opportunità per le quali non è stato stabilito un budget. Ad esempio, potresti decidere di esporre in una fiera o espandere la tua presenza sul Web su una piattaforma mobile. Assegnando un centro di costo a una tale nuova impresa, è possibile creare un budget speciale per essa, quindi tenere sotto controllo ciò che si spende. Le spese monitorate in questo modo forniscono informazioni sul processo decisionale per tutta la durata del progetto e fungono da base per la futura definizione del budget di progetti simili.
Controllo delle spese
La contabilità per centro di costo semplifica il confronto degli obiettivi di budget con le spese effettive. Gli importi delle fatture pagate vengono addebitati all’account appropriato e pubblicati in report che mostrano le spese mensili rispetto al budget mensile assegnato, nonché i totali da inizio anno. Le eccedenze possono segnalare la necessità di ripensare la fattibilità di un progetto, una pianificazione imprecisa o una cattiva gestione. Gli scostamenti mensili possono anche indicare che la stagionalità dovrebbe essere considerata quando si prepara il prossimo budget per un migliore flusso di cassa. Ad esempio, un budget di $ 12,000 per il reclutamento distribuito su 12 mesi fornisce alle risorse umane $ 1,000 al mese da spendere. Tuttavia, la revisione delle spese del centro di costo potrebbe indicare che il dipartimento necessita della metà del budget annuale durante i mesi estivi per assumere stagisti e lavoratori stagionali temporanei.
Misura le prestazioni
I rapporti mensili sul budget offrono inoltre a te e ai responsabili del tuo centro di costo l’opportunità di discutere le implicazioni strategiche di grandi scostamenti e di pianificare i passaggi correttivi durante le revisioni delle prestazioni. La contabilità del centro di costo li considera responsabili delle spese sotto il loro controllo diretto. Chiamato anche “contabilità responsabile”, questo aspetto della contabilità per centri di costo influisce sulle valutazioni delle prestazioni che utilizzano la gestione del budget come criterio. Gli aumenti salariali di merito e i bonus possono essere legati al rispetto del budget del centro di costo.