Secondo la National Restaurant Association, i furti e le frodi dei dipendenti costano ai ristoranti dal 4 al 5% dei ricavi annuali delle vendite. Nonostante ciò, caratteristiche quali la dimensione aziendale, una maggiore percentuale di transazioni in contanti e alti tassi di turnover dei dipendenti rendono difficile stabilire e applicare il controllo interno. Più debole è il sistema di controllo interno, più i dipendenti saranno sicuri di poter commettere furti o frodi senza essere scoperti e più è probabile che continuino a provarci.
Nozioni di base sul controllo interno
L’obiettivo di stabilire controlli interni in un ristorante è aumentare la probabilità effettiva e percepita che la frode o il furto vengano scoperti e adeguatamente attuati. L’istituzione del controllo interno è, tuttavia, solo un primo passo per scoraggiare le azioni illegali. Le procedure politiche scritte, la supervisione attiva e un sistema di monitoraggio dei controlli aumentano la loro credibilità e rafforzano la loro efficacia. Una politica che stabilisca un’aspettativa di ferie obbligatoria, conteggi casuali di liquidità e inventario eseguiti dall’imprenditore o dal manager e le mansioni lavorative a rotazione periodica possono funzionare per aumentare l’efficacia dei controlli interni di un ristorante.
Controlli finanziari
I controlli finanziari dei ristoranti spesso fanno uso di tecnologia, come i registri dei punti vendita, il software di contabilità finanziaria e il software che li integra. I sistemi integrati possono essere programmati per eseguire la gestione dell’inventario in tempo reale, segnalare al manager quando i cassetti di cassa richiedono un calo ed eseguire una serie di report finanziari completi. Un sistema POS crea un sistema di tracciamento di contanti e carte di credito più infallibile, rendendo più difficile per i dipendenti commettere atti come il prelievo di denaro dai registri o l’annullamento di una transazione già registrata.
Controlli interni di cassa
I controlli di cassa si concentrano sul conteggio del contante e sui controlli del limite di cassa. Le strategie di controllo del conteggio dei contanti includono l’avvio di ogni turno con un server predeterminato e fino a galleggianti, insieme a un galleggiante predeterminato del conducente se il tuo ristorante offre anche cibo. L’impostazione del registro per richiedere conteggi ciechi casuali e depositi con doppio conteggio sono controlli aggiuntivi per il conteggio del contante. I controlli del limite di cassa includono i registri di programmazione per segnalare al manager quando il server oi cassetti della cassa necessitano di un prelievo di contanti. I limiti di cassa richiedono anche un override del manager per la registrazione delle transazioni del registro come annullamenti e sconti che possono essere convertiti in contanti da un dipendente disonesto.
Controlli dello spazio pubblicitario
I controlli dell’inventario iniziano quando il ristorante riceve un ordine. Il controllo accurato di un ordine garantisce che le quantità ordinate corrispondano alle quantità consegnate, gli articoli, in particolare quelli in bottiglie o contenitori di vetro, non siano danneggiati e che gli articoli di magazzino consegnati siano ciò che il ristorante ha ordinato. La consegna controllata può anche prevenire il furto che può verificarsi se un corriere, ad esempio, consegna casse complete di un articolo, ma rimuove anche le casse complete dello stesso o di un altro articolo. Ulteriori controlli dell’inventario includono la limitazione dell’accesso alle aree di stoccaggio dell’inventario degli alimenti e l’organizzazione dell’inventario in modo tale da semplificare il conteggio dell’inventario fisico. Un conteggio dell’inventario fisico degli articoli di magazzino e congelatore condotto mensilmente può quindi essere confrontato con i rapporti di inventario POS.