I banditi del tempo sul posto di lavoro impediscono ai dipendenti di completare le attività in modo efficiente. Le distrazioni comuni riducono la produttività complessiva sul posto di lavoro. Le interruzioni rallentano anche lo slancio di un dipendente, rendendo difficile riprendere l’attività una volta superata la distrazione.
Comunicazione elettronica
La comunicazione tramite e-mail e messaggistica istantanea è una pratica comune nel mondo degli affari. I colleghi nello stesso edificio possono persino discutere di questioni di lavoro online piuttosto che parlare di persona. Sebbene la comunicazione elettronica sia generalmente un’opzione efficiente, può privare i dipendenti del tempo di lavoro se sono troppo presi dalla lettura e dalla risposta immediata ai messaggi. Fermarsi a leggere un messaggio ogni volta che viene visualizzata una notifica interrompe il flusso di lavoro. L’impiegata rivolge la sua attenzione a qualcos’altro e sospende il suo progetto iniziale. Quando ritorna al suo progetto iniziale, potrebbe aver bisogno di rimettere a fuoco, il che può richiedere più tempo.
Riunioni improduttive
Le riunioni consentono ai colleghi di condividere informazioni e brainstorming, ma non tutte le riunioni sono necessarie. Pianificare riunioni regolari solo per il gusto di averle non è sempre il miglior uso del tempo del personale. Pianifica solo le riunioni che saranno produttive. Prepara un’agenda specifica prima dell’inizio della riunione in modo da utilizzare il tempo in modo efficace. Allontanare i dipendenti dall’incontro sentendosi motivati e pronti ad affrontare i loro progetti di lavoro.
interruzioni
L’ambiente dell’ufficio porta a molte interruzioni durante il giorno sia da colleghi che da clienti. Queste interruzioni interrompono la concentrazione di un dipendente e interrompono il suo lavoro. Può andare su una tangente diversa per affrontare il problema sollevato dal suo collega o cliente. Un dipendente che non sa come gestire le interruzioni e dare la priorità al suo carico di lavoro in continua evoluzione otterrà poco da fare durante il giorno. La formazione su come gestire le diverse esigenze della posizione può aiutare i dipendenti a rispondere meglio alle interruzioni quotidiane.
Pratiche di lavoro inefficienti
Pratiche di lavoro inefficienti fanno perdere tempo a un dipendente, rendendolo meno produttivo. Uno spazio di lavoro disorganizzato rende difficile per il dipendente trovare le informazioni di cui ha bisogno per completare l’attività. Trascorre più tempo a cercare le cose di cui ha bisogno. La gestione del tempo e l’apprendimento della definizione delle priorità delle attività aiutano ad aumentare l’efficienza di un dipendente in ufficio. Un sistema organizzativo per il desktop e i file aiuta anche a ridurre gli sprechi di tempo.
Uso personale del tempo
Anche le questioni personali fanno perdere tempo in ufficio. L’uso personale di Internet porta via il tempo di lavoro in molti uffici. Il dipendente può cercare una rapida informazione personale solo per essere risucchiato in più ricerche. I dipendenti potrebbero non rendersi nemmeno conto di quanto tempo di lavoro stanno sprecando in e-mail personali, telefonate e navigazione web. Stabilire politiche che affrontano l’uso del tempo personale in ufficio e sottolineano l’importanza di gestire le questioni personali durante le pause.