Una piccola impresa normalmente calcola e aggiorna le spese di fine mese utilizzando un software di contabilità. Per molte aziende, il metodo di contabilità di cassa del software è il modo più semplice ed efficiente per tenere traccia dei costi del personale. In qualità di datore di lavoro, devi includere sia la tua parte che la porzione di ogni dipendente delle tasse federali e statali come parte delle spese del tuo libro paga di fine mese.
Salari e benefici
La parte più costosa dei costi del tuo libro paga di fine mese sono i salari e i benefici dei tuoi dipendenti. Queste spese includono salari regolari, paga per i giorni di malattia dei dipendenti, compensazione per i giorni di ferie e qualsiasi indennità accessoria distribuita tramite busta paga. Il tuo software di contabilità può calcolare la paga oraria o lo stipendio a seconda di come hai impostato il programma. Il libro paga viene solitamente mantenuto e registrato separatamente dalla contabilità fornitori.
Tassa federale
Alla fine del mese, sei tenuto a calcolare l’imposta federale sugli stipendi di fine mese dei tuoi dipendenti e trattenere sia la tua parte che quella dei dipendenti dell’imposta. È possibile inviare elettronicamente entrambe le parti dell’imposta federale utilizzando il sistema elettronico di pagamento fiscale federale (EFTPS) oppure inviare il pagamento all’Internal Revenue Service tramite posta. L’imposta federale sui salari è di solito la seconda parte più grande delle spese per il salario di fine mese.
Sicurezza sociale e Medicare
Devi pagare Social Security e Medicare per ciascuno dei tuoi dipendenti come parte dei costi del personale di fine mese. Queste spese possono essere presentate insieme ai pagamenti delle tasse federali tramite EFTPS o tramite pagamento tramite posta. Il tuo software di contabilità può calcolare sia la tua parte che la parte di ogni dipendente di Social Security e Medicare. È tua responsabilità trattenere Social Security e Medicare dalla paga dei tuoi dipendenti.
Tassa statale
Molti stati richiedono a un datore di lavoro di trattenere l’imposta sul reddito statale dagli assegni salariali di fine mese dei suoi dipendenti. Diversi stati, inclusi Washington, Nevada, Wyoming, South Dakota, Alaska, Texas, Tennessee, Florida e New Hampshire, non richiedono l’imposta sul reddito statale, quindi un datore di lavoro non deve trattenere o presentare alcuna imposta statale per i dipendenti che lavorano e residente in quegli stati. La maggior parte dei programmi di contabilità software consente di inserire equazioni e percentuali nel menu di configurazione che calcolano automaticamente le spese fiscali statali di fine mese. È necessario inviare per posta i pagamenti delle tasse o inviarli elettronicamente al dipartimento delle imposte statale. Negli stati con imposta sul reddito, devi trattenere l’imposta statale dallo stipendio di fine mese di ciascun dipendente, ma non devi presentare l’imposta sul reddito statale finanziata dal datore di lavoro per conto dei tuoi dipendenti.
Imposta sulla disoccupazione
Devi trattenere l’imposta statale di disoccupazione e presentarla all’agenzia di disoccupazione del tuo stato come parte delle spese di fine mese. I tuoi dipendenti non devono pagare l’imposta di disoccupazione perché è esclusivamente responsabilità finanziaria del datore di lavoro. Il tuo software di contabilità può calcolare la tassa di disoccupazione del tuo stato una volta inserita la percentuale nel menu di configurazione. Non sei tenuto a pagare la tassa federale di disoccupazione su base mensile.