Le aziende utilizzano i rappresentanti dei clienti per rispondere alle domande dei clienti, gestire i problemi tecnici e riscuotere i pagamenti. I rappresentanti di solito rispondono alle domande o discutono dei problemi per telefono o di persona, a seconda del tipo di ambiente aziendale in cui lavorano. I rappresentanti del servizio clienti necessitano di determinate competenze per rappresentare la propria azienda, risolvere problemi e svolgere il proprio lavoro, tra cui professionalità, forte comunicazione, efficienza nell’utilizzo delle risorse disponibili e capacità di risoluzione dei problemi.
Professionismo
Le capacità di servizio al cliente includono la capacità di fare una buona impressione con i clienti. I rappresentanti devono saper proiettare un’immagine professionale, sia nel modo in cui agiscono che nel modo di vestire. Devono essere cortesi con i clienti, gestire le loro domande e problemi in modo semplice e dimostrare una profonda conoscenza dei prodotti e dei servizi dell’azienda.
Comunicazione
Le capacità di servizio al cliente includono la capacità di comunicare bene con i clienti. Molte aziende hanno bisogno di rappresentanti bilingue, in particolare quelli che possono parlare sia inglese che spagnolo. Anche questi professionisti devono parlare in modo chiaro, in modo che i clienti possano capirli. I rappresentanti del servizio clienti devono avere buone capacità di ascolto, in modo da poter capire meglio di cosa ha bisogno il cliente e quindi rispondere direttamente alle esigenze.
Efficienza
Le capacità di servizio al cliente includono anche l’efficienza. I rappresentanti del servizio clienti devono gestire le domande dei clienti in modo tempestivo. Devono avere un senso di urgenza nel servire il cliente. Se un dipendente del servizio clienti non conosce la risposta a una domanda tecnica, dovrebbe immediatamente mettere in contatto il cliente con qualcuno che lo sa. Deve anche avvalersi del supporto del suo supervisore, se necessario, per affrontare questioni difficili. I rappresentanti acquisiscono capacità di efficienza attraverso la formazione e l’esperienza.
risoluzione di problemi
Le capacità di risoluzione dei problemi sono essenziali per i rappresentanti del servizio clienti, secondo il Bureau of Labor Statistics. I rappresentanti del servizio clienti non possono sempre rivolgere le loro domande ad altre persone. Devono acquisire conoscenze sui prodotti e servizi dell’azienda.
Abilità clericali
Le capacità del servizio clienti includono la capacità di digitare, utilizzare i computer e svolgere vari compiti di ufficio. Un rappresentante del servizio clienti potrebbe dover contattare un cliente tramite e-mail o inviare al cliente un fax. I rappresentanti del servizio clienti devono anche essere competenti con i programmi per computer che l’azienda richiede per funzionare correttamente.