Il dipartimento amministrativo gestisce le attività di gestione che interessano l’intera organizzazione. Il reparto contabilità conserva i registri finanziari dell’azienda e prepara rapporti che aiutano l’azienda a prendere decisioni finanziarie. Poiché le decisioni manageriali dipendono in parte dalle finanze disponibili, i dipartimenti devono lavorare a stretto contatto. In una piccola impresa, lo stesso personale può gestire entrambe queste funzioni, ma la definizione chiara dei ruoli è comunque importante.
Controlli amministrativi
I controlli interni sono politiche e procedure che un’azienda segue nelle sue operazioni. I controlli amministrativi comprendono la determinazione della separazione dei compiti tra reparti e dipendenti, la decisione di quali dipartimenti sono autorizzati a svolgere particolari attività e lo sviluppo di sistemi di verifica indipendenti. Quest’ultimo significa che i dipartimenti si controllano reciprocamente le attività, fornendo un sistema di controlli ed equilibri, come affermano Gary A. Porter e Curt L. Norton in “Contabilità finanziaria: l’impatto sui decisori”.
Controlli contabili
I dipartimenti contabili stabiliscono diversi tipi di controlli interni. Questi controlli includono politiche e procedure che proteggono le finanze e i documenti finanziari di un’azienda. Altri controlli determinati dall’ufficio contabilità prevedono la revisione e la valutazione finanziaria, sotto forma di verifica e valutazione delle finanze della società. I documenti utilizzati per tenere i registri finanziari, come fatture e cartellini, sono un altro controllo determinato dal reparto contabilità.
Attività di amministrazione
I reparti amministrativi gestiscono le principali attività di pianificazione, spesso in collaborazione con altri reparti. Altre responsabilità amministrative includono garantire che l’azienda sia conforme alle leggi e ai contratti e assicurarsi che disponga di un’assicurazione adeguata. Spesso gestiscono anche gran parte della corrispondenza con i clienti. Garantiscono che l’azienda sia conforme agli standard di sicurezza e pianificano le ispezioni delle strutture secondo necessità. Coordinano anche i piani per le strutture aziendali, le attrezzature e il consumo di energia.
Attività contabili
Le aziende più grandi spesso hanno un revisore interno come membro del personale, che lavora all’interno del reparto contabilità. Questo membro del personale controlla i registri dell’azienda e prepara i rapporti per le parti interessate, come gli azionisti. I dipartimenti contabili preparano anche le tasse, elaborano le fatture, ricevono i pagamenti e gestiscono il libro paga dell’azienda e le richieste di cassa. Inoltre, sviluppano il budget dell’organizzazione e aiutano a creare budget per aree specifiche di attività, come lo sviluppo di una nuova struttura. Possono anche sviluppare budget per ogni reparto o approvare richieste di spese aziendali da altri dipartimenti.