Gli assistenti amministrativi esecutivi forniscono supporto ai dirigenti di alto livello all’interno di un’organizzazione. Sebbene alcuni assistenti amministrativi esecutivi svolgano le tradizionali funzioni di ufficio, come rispondere al telefono, archiviare documenti e inviare fax, molti assistenti gestiscono attività più complesse. Esaminano promemoria, organizzano chiamate in conferenza e spesso preparano rapporti completi. Poiché la natura del lavoro dell’assistente amministrativo esecutivo richiede un insieme specializzato di competenze, le domande del colloquio per la posizione riflettono le responsabilità che l’assistente dovrà affrontare ogni giorno sul lavoro.
Ruoli e responsabilità
Un candidato al lavoro deve avere familiarità con i doveri della posizione di assistente amministrativo esecutivo. Un intervistatore potrebbe chiedere: “Quali ritieni siano le responsabilità più importanti della posizione di assistente amministrativo esecutivo?” Il candidato dovrebbe rispondere a questa domanda con almeno tre esempi delle responsabilità più critiche di un amministratore esecutivo, come il mantenimento dei programmi dei dirigenti, l’organizzazione di riunioni e la supervisione dei progetti interni all’ufficio. L’intervistatore potrebbe anche chiedere alla candidata di fornire esempi specifici di attività quotidiane nel suo ruolo precedente. Ad esempio, “Com’era una giornata tipo nel tuo precedente ufficio?” oppure “Descrivi le tue responsabilità quotidiane nel tuo ufficio precedente”. Nel rispondere a queste domande, il candidato dovrebbe offrire dettagli specifici sulle sue attività quotidiane e su come hanno aiutato a sostenere il personale esecutivo.
Situazioni lavorative
Un candidato dovrebbe prepararsi per domande situazionali durante il colloquio. Queste domande aiutano l’intervistatore a determinare come il candidato reagirà o risponderà alle circostanze che possono sorgere sul posto di lavoro. Nel ruolo di assistente amministrativo esecutivo, è molto probabile che il datore di lavoro deleghi alcune responsabilità all’assistente con una direzione limitata. Un intervistatore potrebbe chiedere: “Cosa faresti se un dirigente ti assegnasse un incarico con istruzioni limitate?” Un intervistatore potrebbe anche chiedere: “Cosa faresti se la tua incapacità di gestire adeguatamente il programma di un dirigente le facesse perdere un’importante riunione di bilancio?” Nel rispondere a questi tipi di domande, il candidato dovrebbe discutere i passaggi necessari per completare un’attività o correggere un errore nel modo più efficiente possibile.
Ore e flessibilità
La posizione di assistente amministrativo esecutivo richiede affidabilità e flessibilità. Il datore di lavoro può richiedere a un assistente di rimanere fuori orario per completare un progetto o di lavorare nei fine settimana se una scadenza è vicina. Per comprendere la flessibilità del programma di un candidato, un intervistatore potrebbe chiedere: “Saresti disposto a lavorare nelle ore non di punta se il tuo dirigente avesse un progetto che richiede la tua attenzione immediata?” Allo stesso modo, l’intervistatore potrebbe porre una domanda a risposta aperta per valutare l’adattabilità del candidato alle esigenze dell’organizzazione, come “Cosa faresti se fossi in ritardo con i tuoi rapporti e il tuo dirigente ne avesse bisogno la mattina seguente?” Il candidato deve dimostrare di essere disposto a modificare occasionalmente il suo programma personale per fornire supporto amministrativo. Assistenti amministrativi esperti hanno familiarità con questo e lavorano volentieri quando necessario per soddisfare le esigenze dell’esecutivo.
Precedente impiego
Un assistente amministrativo esecutivo probabilmente incontrerà domande sulla sua storia lavorativa. Queste domande consentono all’intervistatore di capire di più sulla relazione che la ricorrente aveva con il suo precedente capo. Un intervistatore potrebbe chiedere: “Cosa ti è piaciuto di più del tuo precedente dirigente?” o “Cosa ti è piaciuto di meno?” Un intervistatore potrebbe anche chiedere: “Quali sarebbero i tuoi maggiori punti di forza e di debolezza?” Quando si risponde a domande su un ex datore di lavoro, è importante che il candidato sia rispettoso e non parli negativamente. Ciò potrebbe dare all’intervistatore l’impressione che il richiedente non lavori bene con gli altri.