Piuttosto che fornire un elenco specifico, l’Internal Revenue Service definisce una spesa aziendale deducibile dalle tasse come qualsiasi costo “utile e appropriato” per il perseguimento del reddito dell’azienda. Le spese deducibili legittime adeguatamente documentate possono significare una fattura fiscale notevolmente inferiore per un’azienda o, per alcuni tipi di attività, per il titolare dell’azienda.
Spese di viaggio
I viaggi effettuati con la propria auto per motivi di lavoro sono deducibili dalle tasse. Ogni anno l’IRS pubblica un importo fisso che puoi detrarre per miglio. Questo importo deve tenere in considerazione il prezzo del gas oltre alla manutenzione e all’usura del veicolo. È importante mantenere una meticolosa registrazione del chilometraggio e puoi detrarre solo le miglia spese per viaggi di lavoro, non le miglia spese lungo il percorso facendo commissioni personali. In alternativa, puoi calcolare i costi effettivi di usura, manutenzione e benzina per ogni viaggio, sebbene questo metodo richieda in genere più tempo.
È inoltre possibile detrarre le spese di viaggio e intrattenimento direttamente correlate a rapporti d’affari, come biglietto aereo, alloggio e trasporto da e per una conferenza o una riunione con un cliente durante la cena. Conserva tutte le tue ricevute e prendi nota dello scopo aziendale di ciascuna spesa di intrattenimento nel caso in cui tu venga sottoposto a revisione.
Ammortamento
L’ammortamento si riferisce alla detrazione del costo di una spesa su un periodo di più anni anziché tutto in una volta. Di solito si applica a un bene fisico di costo significativo, come un veicolo, un computer o un’apparecchiatura di produzione. L’Internal Revenue Service stabilisce la tempistica di ammortamento per diversi tipi di beni; nel 2010, un’automobile o uno smartphone ha avuto una durata di ammortamento di cinque anni. Esiste anche un limite massimo annuo sull’ammontare dei beni ammortizzati che è possibile detrarre.
Spese generali amministrative
La maggior parte dei prodotti e dei servizi relativi alla gestione della tua attività sono deducibili dalle tasse. Ciò include forniture per ufficio, mobili, abbonamenti a riviste professionali, quote associative, una linea telefonica e persino una quantità ragionevole di decorazioni per ufficio come piante in vaso.
La detrazione home office è più specifica. Puoi detrarre solo la percentuale del tuo affitto o mutuo che corrisponde alla percentuale della tua casa che l’ufficio occupa. Ad esempio, un ufficio di 100 piedi quadrati in una casa di 2,000 piedi quadrati è il 5% della casa e quindi potresti detrarre il 5% dell’affitto come spesa aziendale. Questa detrazione si applica solo se lo spazio del tuo ufficio a casa è esclusivamente dedicato al lavoro – il tavolo della cucina non conta – e se non hai un ufficio da nessun’altra parte.
Benefici
Il costo di molti benefici per i dipendenti, inclusi conti pensionistici, piani pensionistici e premi dell’assicurazione sanitaria, sono deducibili dalle tasse per l’azienda. Le normative riguardanti l’importo massimo deducibile consentito cambiano frequentemente, quindi consulta l’ultimo codice fiscale IRS o un contabile per assicurarti che i benefici della tua azienda siano deducibili.