Gli imprenditori spesso conducono riunioni con i propri dipendenti, colleghi e clienti per discutere una serie di argomenti. Che si tratti di brainstorming di idee per il lancio di un prodotto o di finalizzazione di un piano di progetto, le riunioni di lavoro vengono utilizzate per migliorare le comunicazioni aziendali. Se decidi di organizzare una riunione, pratica l’etichetta corretta e invia gli inviti a una riunione di lavoro all’ospite previsto.
Tipi di inviti
Gli inviti a riunioni di lavoro possono essere inviati in una varietà di formati. Per un approccio “ecologico” senza carta, inviare inviti alle riunioni tramite posta elettronica. Per un approccio formale, utilizzare inviti cartacei per invitare gli ospiti a partecipare a riunioni di lavoro. Se inviti un collega a una riunione di lavoro di persona o per telefono, assicurati di inviare anche un invito formale con i dettagli della riunione. Usa colori neutri o colori aziendali e includi il logo dell’azienda sull’invito. Evita di usare colori e immagini che distraggono, a meno che l’invito non sia per un brainstorming o un incontro creativo.
Seleziona Data
Gli inviti alle riunioni di lavoro offrono il vantaggio di avvisare i partecipanti della riunione con largo anticipo. Dare ai partecipanti almeno una settimana di preavviso per le riunioni di lavoro. “Inc.”, una rivista e una risorsa online per gli imprenditori, suggerisce di evitare le riunioni del lunedì.
Dettagli dell’invito
Un invito a una riunione di lavoro dovrebbe includere tutte le informazioni che una persona deve sapere sulla riunione a cui partecipa. È essenziale includere informazioni chiave, come la data e l’ora della riunione, il luogo, lo scopo e l’ospite. Puoi anche specificare se durante la riunione verranno serviti o meno colazione, pranzo, cena o rinfreschi. Se è presente un ospite speciale, includi il suo nome e una breve biografia. È possibile includere l’ordine del giorno della riunione, nonché i verbali di eventuali riunioni precedenti, se applicabile.
Vantaggi degli inviti
Gli inviti di lavoro forniscono ai partecipanti una notifica anticipata che hanno un evento a cui devono partecipare. Conoscendo la riunione, i partecipanti possono preparare dati e rapporti in anticipo, se hanno bisogno di presentare i risultati. Un invito offre loro anche ampie opportunità di riorganizzare i loro programmi in modo che possano partecipare alla riunione e bloccare i loro programmi da altri impegni.
Avvertenze
Considera alcuni fattori prima di inviare richieste di invito a riunioni di lavoro. Rivedi il tuo elenco di invitati per assicurarti che siano elencate tutte le persone essenziali. È importante che le informazioni fornite agli invitati alla riunione siano accurate; dal nome degli invitati e luogo dell’incontro all’ora. Invia un follow-up per ricordare loro la riunione e avvisarli se ci sono modifiche all’invito alla riunione originale.