È possibile utilizzare Microsoft Excel per impostare una semplice matrice di informazioni in righe e colonne, elencare i dati sul reddito, elencare le spese e documentare gli eventi. Queste attività scalfiscono a malapena la superficie delle capacità di Excel. Il suo vero potere risiede nella sua capacità di rivelare le relazioni tra i valori in un insieme di dati. L’ordinamento del contenuto del foglio di lavoro rende visibili questi modelli. Nonostante tutti i vantaggi che una fase di smistamento può offrire, presenta delle limitazioni che rendono più vantaggiose altre procedure Excel.
Dati in movimento
A differenza di un database, che mantiene l’equivalente di ogni riga in un foglio di calcolo di Microsoft Excel come record separato, i fogli di lavoro di Excel mantengono più record insieme. Quando si ordinano i dati, Excel riorganizza l’ordine delle voci delle celle in modo che corrisponda ai criteri di organizzazione scelti. Questa operazione cambia la posizione della riga in cui vengono visualizzati i singoli valori. A meno che non si annulli il passaggio di ordinamento, i valori cambiano in modo permanente le posizioni, il che può influire sul risultato delle formule che fanno riferimento ai valori in celle specifiche. Se nascondi intere righe o colonne prima di ordinare, la procedura non le influisce, il che può distorcere i risultati.
“Oh, Excel, come faccio a classificarti?”
Microsoft Excel limita i criteri di ordinamento all’organizzazione crescente e decrescente in ordine numerico o alfabetico, per data o ora, per il colore delle celle, del tipo o delle icone o rispetto a un elenco personalizzato di valori specificato. Sebbene queste opzioni forniscano una base flessibile per l’organizzazione dei dati, non è possibile creare una formula per controllare il modo in cui la procedura di ordinamento classifica i valori. Se una combinazione dei metodi di ordinamento incorporati di Excel non è in grado di riordinare i valori nel modo che preferisci, potresti essere costretto a esportare i tuoi valori e manipolarli in un altro programma o utilizzare un altro metodo Excel per ottenere i tuoi risultati.
Conseguenze accidentali
Quando si seleziona meno di un foglio di lavoro completo di valori prima di emettere un comando di ordinamento, solo le righe e le colonne aggiunte alla selezione si qualificano per la procedura di ordinamento. Se hai inserito le tue informazioni nella forma tipica dei record a riga singola, con ogni colonna nella riga correlata al resto dei dati di quella riga, una procedura di ordinamento selettivo può interrompere il tuo set di dati e oscurare il significato delle tue informazioni. Tieni presente che l’ordinamento non può riorganizzare l’ordine delle colonne in un foglio di lavoro o nascondere parti dei tuoi dati.
Altri metodi
Invece di utilizzare la procedura di ordinamento di Microsoft Excel per organizzare e rivelare i modelli nei dati del foglio di lavoro, utilizzare invece le opzioni di filtro del programma. Il filtro automatico posiziona un controllo selezionabile nella parte superiore di ogni colonna di dati, dandoti accesso immediato ai criteri di ordinamento che utilizzano i valori di una colonna per controllare l’ordine in cui vengono visualizzate intere righe. Quando rimuovi il filtro automatico, i tuoi valori tornano nell’ordine in cui li hai inseriti. Il filtro avanzato del programma amplia le tue opzioni per includere relazioni logiche complesse tra i tuoi valori che puoi costruire in comandi multi-criterio. Può essere applicato all’intero foglio di lavoro o limitare la sua applicazione a un intervallo di dati specificato. Entrambi i comandi possono nascondere i risultati che non corrispondono alle tue esigenze di ricerca ed escludere le voci duplicate.
Informazioni sulla versione
Le informazioni contenute in questo articolo si applicano a Microsoft Excel 2013. Possono differire leggermente o significativamente con altre versioni o prodotti.