Microsoft Excel offre una vasta gamma di funzioni di ordinamento e organizzazione dei dati, ma gli utenti esperti di Excel spesso considerano le tabelle pivot tra gli strumenti più potenti del software. Sebbene gli utenti aziendali possano raccogliere una grande quantità di informazioni dalle tabelle pivot di Excel, gli utenti dovrebbero tenere a mente alcuni importanti svantaggi quando utilizzano la funzione tabella pivot.
Livello di difficoltà
Sebbene le tabelle pivot consentano agli utenti di Excel di ordinare rapidamente i dati in un utile formato a campi incrociati, alcuni utenti potrebbero sentirsi intimiditi dall’apparente complessità dello strumento. Danny Rocks, proprietario della società di formazione software The Company Rocks, spiega che gli utenti possono creare una tabella pivot di base in soli 10 clic del mouse. Rispetto ad altre funzioni in Excel, tuttavia, questo numero di clic può far sembrare la creazione di tabelle pivot un processo complesso e intimidatorio. Se non hai familiarità con le tabelle pivot o con i dati nel foglio di calcolo di origine, potresti anche trovare il processo di creazione non intuitivo, aumentando la complessità dell’utilizzo di questo strumento.
Valuta dei dati
Quando applichi altri strumenti di analisi dei dati in Excel, come la formattazione condizionale o il filtro dei dati, gli strumenti riflettono immediatamente le modifiche nei dati senza alcun input aggiuntivo da parte dell’utente. Le tabelle pivot funzionano con i dati disponibili al momento della creazione, tuttavia, e potrebbero non aggiornarsi immediatamente quando i dati cambiano o nuovi dati diventano disponibili. Invece, potrebbe essere necessario aggiornare le tabelle pivot o persino ricreare completamente le tabelle dopo la modifica dei dati per riflettere le informazioni più recenti.
Data Source
Gli utenti di Excel che desiderano creare tabelle pivot devono dedicare un po ‘di tempo a familiarizzare con i dati di origine prima di iniziare il processo di creazione. Poiché le tabelle pivot organizzano i dati di Excel in un formato a campi incrociati, gli utenti devono avere sufficiente familiarità con i dati per inserire correttamente le informazioni in colonne e righe. Inoltre, alcuni utenti potrebbero dover dedicare del tempo a massaggiare i dati di origine per eliminare voci vuote e altri problemi che potrebbero creare un errore nella tabella pivot. Se il foglio di calcolo di origine non contiene già intestazioni di colonna chiare e facilmente identificabili, potrebbe essere necessario dedicare tempo alla creazione di intestazioni; queste intestazioni serviranno come nomi di campo durante il processo di creazione della tabella pivot.
Formato Excel
Se desideri condividere i dati in una tabella pivot con altri, potresti incontrare uno degli svantaggi più evidenti di questo strumento di Excel. La condivisione di tabelle pivot utili e funzionali con altri richiede il salvataggio della cartella di lavoro Excel in formato Excel; gli utenti che non dispongono di Excel potrebbero non essere in grado di utilizzare o addirittura accedere alla cartella di lavoro contenente la tabella pivot. Se non è necessario condividere la piena funzionalità delle tabelle pivot, è possibile stampare i dati organizzati dalla tabella a campi incrociati su carta o un PDF, ma questi formati di output non consentono ai destinatari di aggiornare o manipolare i dati della tabella pivot. Alcuni destinatari potrebbero essere in grado di aprire cartelle di lavoro Excel contenenti tabelle pivot con pacchetti software per ufficio open source, ma le applicazioni non Microsoft Office potrebbero non aprire in modo affidabile cartelle di lavoro con tabelle pivot o potrebbero non interpretare correttamente il contenuto della tabella.