Se una scrivania è disordinata, rallenta solo un dipendente, ma quando un ufficio affollato è allo sbando, un’intera azienda può bloccarsi. Nelle piccole imprese, ciò che offre alle aziende un vantaggio competitivo è il rapido tempo di risposta e la fornitura delle informazioni più recenti e complete. Porta la tua azienda a un livello superiore di prestazioni con suggerimenti per l’organizzazione che promuovono l’efficienza.
Dai la priorità al lavoro
Il mancato rispetto delle scadenze e la perdita di informazioni critiche possono mettere decisamente nei guai una piccola impresa. Soddisfa sempre parametri di riferimento importanti dando la priorità al tuo lavoro. Implementa un sistema di cartelle colorate che renda la ricerca dei progetti più facile e veloce. Man mano che sorgono i progetti, dai ai dipendenti delle cartelle rosse per indicare i progetti con la massima priorità. Includere una pagina di elenco punch all’interno della copertina della cartella, annotando le date importanti e le informazioni di contatto. Distribuisci cartelle gialle per progetti di seconda priorità. Questi dovrebbero essere fatti rapidamente, ma i progetti rossi dovrebbero sempre venire prima. Per progetti in corso e senza fretta, usa cartelle verdi. Ricicla le cartelle colorate, trasferendo i lavori completati in cartelle manila semplici e permanenti.
Riduci carta
Forza l’ufficio a ridurre la carta e organizzarsi. Conservare le ricevute è una necessità, ma conservarle sulla scrivania non lo è. Scansiona le ricevute in arrivo e inseriscile immediatamente nelle cartelle mensili. Questo metodo manterrà le ricevute ordinate senza accumularle in ufficio. La scansione di ricevute e fatture ti fornirà una copia elettronica da conservare a tempo indeterminato. Riduci la carta terminando la distribuzione di promemoria tra uffici. Invia bollettini via e-mail e assegna loro la priorità con le annotazioni, se necessario. Quando le scartoffie entrano in ufficio, archiviarle immediatamente o inserirle nella cartella appropriata.
Organizza i rifornimenti
Un altro modo per portare efficienza a un’azienda è centralizzare e organizzare le forniture. Se necessario, organizzare le forniture per reparto. Ad esempio, le forniture per l’imballaggio come nastro da imballaggio, carta marrone ed etichette di spedizione dovrebbero trovarsi nell’area di evasione degli ordini. I lavoratori che risolvono i problemi del prodotto avranno bisogno di accedere a prodotti sostitutivi, guide dei prodotti e altro materiale per l’assistenza clienti. Posiziona materiali di consumo comuni come penne, carta da copia e toner in un’unica posizione centralizzata. Questa tecnica semplifica anche la creazione di una lista della spesa.
Appuntamento e monitoraggio delle attività
Mantieni tutti sulla stessa pagina con una lavagna bianca o una lavagna di monitoraggio. Le note adesive infinite su una scrivania non sono il modo ideale per garantire che un appuntamento non venga perso. Se una piccola impresa è composta da più team come produzione, marketing e vendite, posiziona schede separate per ciascuna area. Vedere il “quadro generale” aiuterà le persone a rendersi conto di quanto siano davvero importanti il lavoro di squadra e il monitoraggio della pianificazione. È una buona idea inviare e-mail ai reparti ogni volta che le bacheche vengono aggiornate con nuove informazioni.