Quando è fatto completamente in casa, il costo medio per l’emissione di un controllo sui salari può essere determinato identificando le ore di lavoro che i dipendenti impiegano per preparare il libro paga. Questo processo può includere l’ottenimento di moduli salariali o cartellini orari dai dipendenti, l’inserimento di tali dati nel sistema informatico dell’azienda e l’emissione di assegni. L’esternalizzazione dei servizi di base sul libro paga è un’opzione che alcune aziende preferiscono prendere. Il fornitore di servizi spiega il costo medio per l’emissione di un assegno sui salari, che dipende dal livello di servizio che un’azienda sceglie di pagare ai propri dipendenti.
Servizio di base
Per le aziende che scelgono di esternalizzare il libro paga, il servizio di base costa tra $ .80 e $ 2 per dipendente per pagamento secondo Entrepreneur. A tale importo viene aggiunta una commissione sul conto di base. Queste tariffe si basano sull’utilizzo frequente del servizio di un fornitore di buste paga. I libri paga emessi meno frequentemente comporteranno probabilmente un costo medio più elevato.
Tasse sul lavoro
I fornitori di servizi di libro paga offrono servizi estesi oltre i requisiti di base sui salari per aiutare i datori di lavoro a conformarsi ai requisiti IRS. Questi servizi possono includere la rendicontazione, la raccolta e il deposito delle tasse sul lavoro a livello federale e statale. Sebbene questa possa essere un’opzione da prendere in considerazione per alcune aziende, l’IRS ritiene comunque il datore di lavoro responsabile se il fornitore di terze parti non si attiene alle linee guida fiscali.
Deposito diretto
Oltre a presentare le tasse all’agenzia governativa appropriata, i fornitori di terze parti spesso emettono depositi diretti sui conti bancari dei dipendenti. Questo servizio è più costoso, qualcosa che l’imprenditore stima costa ai datori di lavoro da $ 4 a $ 9 al mese per dipendente. Di solito viene addebitato un addebito per transazione per assegno insieme alla commissione di base.
Libro paga elettronico
Le aziende possono scegliere di utilizzare un sistema di paghe contabile interno o scegliere di utilizzare un servizio di abbonamento, che può variare da $ 9 al mese per un massimo di tre dipendenti o $ 17 al mese per dipendenti illimitati. Ulteriori sconti possono essere applicati se il pagamento viene effettuato in anticipo. Un servizio avanzato, compreso quello che offre moduli fiscali federali e statali, ha un prezzo rispettivamente di $ 19 e $ 25, in base al numero di dipendenti.
Considerazioni
Le aziende dovrebbero essere consapevoli di tutti i costi associati all’outsourcing del libro paga. Le tariffe possono variare notevolmente, con le aziende addebitate per l’aggiunta o la rimozione di dipendenti, per la modifica delle informazioni su un dipendente e per la creazione di un account. I prezzi possono essere negoziabili e possono essere inferiori per dipendente per le aziende più grandi con molti dipendenti.