Spesso è più facile per un imprenditore compensare i dipendenti per aver speso i fondi personali per le spese aziendali semplicemente aggiungendo le somme di rimborso agli stipendi. Questa pratica riduce il numero di controlli complessivi che vengono scritti, risparmiando tempo e denaro. Le spese dei dipendenti che possono essere rimborsate includono le spese sostenute utilizzando veicoli personali per commissioni aziendali utilizzando la spesa effettiva o il metodo di compensazione chilometrico standard o effettuando acquisti aziendali con fondi personali.
Piani responsabili e non responsabili
Secondo l’IRS, i rimborsi dei dipendenti rientrano in due categorie. I rimborsi responsabili coprono gli acquisti per i quali i dipendenti sono tenuti a fornire la documentazione e a restituire i fondi non spesi. I rimborsi non responsabili includono le indennità di trasporto che rimangono invariate indipendentemente da quanto costa al dipendente il pendolarismo. I rimborsi per spese sostenibili non sono considerati reddito imponibile, sebbene i rimborsi per spese non giustificabili siano soggetti a imposta.
Imposta sul reddito
I dipendenti non sono tenuti a pagare l’imposta sul reddito sulle somme che ricevono come parte della loro busta paga come rimborso responsabile per la spesa dei fondi personali per le spese aziendali. Queste somme non rappresentano alcun guadagno effettivo perché si limitano a sostituire i fondi che il dipendente già aveva piuttosto che pagargli qualcosa di nuovo. L’imposta sul reddito si accumula sul denaro che un dipendente guadagna in cambio del suo lavoro. I rimborsi per le spese sono un diverso tipo di spesa anche quando vengono pagati sulla stessa busta paga.
Le imposte sui salari
Le imprese non sono responsabili per le imposte sui salari sui pagamenti effettuati ai dipendenti come rimborso responsabile per le spese personali, indipendentemente da come l’azienda effettua tali rimborsi. Le tasse sui salari aziendali includono i contributi del datore di lavoro per la previdenza sociale e Medicare, nonché l’assicurazione statale contro la disoccupazione e le tasse sull’assicurazione industriale. Le imprese non pagano queste tasse sugli importi di rimborso perché i pagamenti di rimborso non sono un compenso per il lavoro, ma piuttosto il rimborso di obblighi finanziari.
Profitti e perdite
Un’azienda può cancellare gli importi dei rimborsi pagati ai dipendenti nel calcolo dell’utile o della perdita imponibile, indipendentemente dal fatto che questi rimborsi siano considerati responsabili o non responsabili. Il profitto o la perdita aziendale è l’importo residuo dopo aver sottratto le spese operative dalle entrate in entrata. Questo reddito netto è l’importo su cui l’impresa è tenuta a pagare l’imposta sul reddito. Quando un’azienda rimborsa un dipendente per una spesa, questo rimborso è una spesa aziendale ed è incluso in una categoria di spese operative deducibili come le spese per automobili. Sebbene non sia una spesa per il libro paga, è comunque una spesa deducibile.
Conservazione della documentazione
Evitare di pagare tasse inutili sui rimborsi dei dipendenti comporta la conservazione di registri dettagliati e accurati che separano quanto spende la tua azienda per diversi tipi di spese. Oltre a mantenere questi importi separati dai numeri del tuo libro paga, è importante mantenere un conteggio costante degli importi che hai speso per fornire rimborsi ai dipendenti, suddividendo queste spese in categorie come forniture o spese per auto al fine di comprendere i modi in cui la tua azienda alloca le sue spese operative.