Il budget a base zero è un modo alternativo per creare un budget. A differenza del budget incrementale, in cui gli importi in dollari vengono aggiunti o sottratti dai numeri di budget dell’anno scorso, il budget a base zero avvia tutte le spese a zero. Invece di giustificare semplicemente le modifiche a una voce, i responsabili del budget devono giustificare tutte le spese.
Documentazione
Il budget a base zero richiede scartoffie per giustificare l’inclusione di ogni elemento che entra in un budget. Inoltre, il manager che prepara il budget deve preparare la documentazione classificando ogni voce di budget in base alla sua importanza e costo. Questa notevole quantità di documentazione passa ai manager di livello superiore che esaminano i documenti e hanno l’autorità di eliminare le voci di budget che ritengono non importanti o troppo costose.
Formazione
Per un’implementazione di successo, i manager e il personale a tutti i livelli devono comprendere chiaramente il processo di definizione del budget a base zero. Ciò comporta la formazione di chiunque sarà coinvolto nel processo di budget in modo che i concetti di budget a base zero siano chiaramente compresi. I responsabili del budget richiedono una formazione nel processo di giustificazione. Tutti i membri del personale devono essere impegnati nel processo affinché funzioni correttamente.
Processo di giustificazione
Può essere difficile giustificare ogni dettaglio per un elemento a budget. Il processo è faticoso e richiede tempo e potrebbe non essere pratico o fattibile giustificare ogni spesa. Per questo motivo, è tipico che i dipartimenti di ricerca e sviluppo perdano budget di spesa perché gli sviluppi futuri sono difficili da prevedere. I reparti di produzione spesso ne traggono vantaggio. Può anche essere difficile giustificare un elemento pubblicitario perché più gestori sono coinvolti nel processo decisionale.
Frequenza
Occorre più tempo, e quindi più denaro, per preparare un budget a base zero rispetto a un budget incrementale. Sebbene un budget venga in genere rivisto su base annuale, potrebbe essere troppo costoso e troppo dispendioso in termini di tempo per una piccola azienda fare un budget a base zero ogni anno.