Nel budget a base zero, un’azienda redige il proprio budget da zero ogni anno, richiedendo ai manager di giustificare ogni dollaro che intendono spendere. Il tradizionale budgeting “incrementale”, al contrario, utilizza il budget dell’anno precedente come punto di partenza ei manager devono spiegare solo perché hanno bisogno di più o meno denaro quest’anno rispetto allo scorso. L’impostazione del budget a base zero richiede tempo, ma può produrre un’ampia gamma di vantaggi.
Incoraggia l’efficienza
Il vantaggio principale del budget a base zero è che promuove l’efficienza. Il budget incrementale presuppone essenzialmente che la cifra del budget dell’anno precedente fosse l’importo “corretto”, e quindi il budget deve essere aggiustato solo in base alle proiezioni per l’anno successivo. Ma non si chiede mai se il bilancio dello scorso anno sia stato speso in modo saggio o efficace. Costringendo i manager a tornare al punto di partenza e giustificare tutti i loro progetti come se fossero nuovi di zecca, il budget a base zero li incoraggia a cercare le soluzioni più efficienti ed economiche.
Fa spazio a nuovi progetti
Quando un’azienda che utilizza il budget tradizionale vuole perseguire una nuova iniziativa, ad esempio presentando prodotti o servizi aggiuntivi o espandendosi in una nuova posizione geografica, deve cercare di “trovare denaro” nel budget esistente. Ciò significa combattere con interessi radicati che vogliono mantenere la loro fetta della torta. Con il budget a base zero, i nuovi progetti vengono messi alla pari con i vecchi progetti e possono competere per il finanziamento su una base più o meno uguale. I gestori dei progetti esistenti vorranno proteggere i propri finanziamenti, ovviamente, ma saranno costretti a montare una vigorosa difesa dei propri meriti.
Focalizza la missione
Non è raro che un’azienda spenda denaro per progetti o reparti di lunga durata che non svolgono più la sua missione principale e non contribuiscono ai profitti in modo significativo. Quando i budget vengono preparati in modo incrementale, tale spesa continua di anno in anno per semplice inerzia: “Spendiamo soldi per questo perché abbiamo sempre speso soldi per questo”. Il budget a base zero mette questa spesa sotto un microscopio, consentendo all’azienda di esaminare se sarebbe meglio chiudere queste operazioni non essenziali, venderle o, nel caso di cose come servizi di manutenzione o buste paga, esternalizzarle.
Elimina la ridondanza
Più un’azienda diventa grande, più è probabile che subisca licenziamenti: reparti diversi o persone che svolgono lo stesso lavoro. Queste ridondanze possono rimanere nascoste nel budget incrementale, ma diventeranno evidenti durante la revisione approfondita, dall’alto verso il basso, fornita con il budget a base zero. Una volta che la direzione individua le funzioni ridondanti, può risparmiare denaro consolidandole. Invece di, diciamo, sei diversi lavoratori che si occupano degli acquisti per diversi reparti, l’azienda può creare un reparto acquisti separato e centralizzato che richiede solo tre lavoratori, tagliando i costi del lavoro della metà.