Le piccole imprese spesso non possono permettersi il lusso di un ufficio contabile separato; le funzioni contabili e finanziarie sono tipicamente gestite dall’imprenditore o dal direttore generale. Tuttavia, vale la pena conoscere alcune best practice per le procedure contabili nei piccoli uffici. Queste best practice forniscono linee guida su come mantenere in ordine la tua finanziaria.
Mantieni aggiornato il libro mastro generale
La contabilità generale è l’elemento costitutivo di base della contabilità. Ogni azienda ha un libro mastro generale, anche se non sei abituato a chiamarlo così. La contabilità generale elenca i vari conti e il saldo di ogni conto. In questo contesto, “conti” non si riferisce ai tuoi conti bancari separati, ma piuttosto alle classi di finanziamento che un’azienda può concepibilmente avere. Si tratta di attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese. In ciascuno di questi conti, potresti avere sottoconti o singole linee per vari afflussi e deflussi di denaro. Ogni volta che si verifica una transazione, ad esempio quando effettui una vendita o paghi una fattura, dovresti registrarla nella contabilità generale nel conto corretto e quindi bilanciare i conti di conseguenza. La contabilità generale diventa quindi un documento di riferimento. Se lo tieni costantemente aggiornato, hai un’idea costante di quanti soldi hai.
Genera rendiconti finanziari
I bilanci sono i rapporti ufficiali del benessere finanziario di un’azienda. Esistono tre tipi di rendiconti finanziari: conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario; alcune società producono anche una dichiarazione del patrimonio netto. Le dichiarazioni vengono prodotte almeno su base trimestrale e annuale, anche se potresti volerle produrre mensilmente per tenere traccia delle variazioni di entrate e uscite. Il conto economico dettaglia le entrate e le spese ed elenca l’utile o la perdita netti per quel periodo specifico. Il bilancio elenca le attività fisiche della società, le sue passività e il suo patrimonio netto nel giorno in cui viene generato il rapporto. Il rendiconto del flusso di cassa mostra come la liquidità fisica dell’azienda è cambiata nel tempo e la dichiarazione del patrimonio netto del proprietario mostra il saldo della quantità di proprietà di ciascun partner nell’azienda. I rendiconti finanziari vengono in genere presentati con la dichiarazione dei redditi annuale e sono strumenti utili per i membri del consiglio di amministrazione e i dirigenti per monitorare il rendimento dell’azienda.
Eseguire un’autoverifica
Alla fine di ogni trimestre o anno, è una buona idea eseguire un auto-audit. Questa operazione viene talvolta chiamata “chiusura dei libri contabili” e implica l’adeguamento di tutte le voci della contabilità generale per tenere conto di errori o sviste. L’autoverifica richiede anche la chiusura dei conti con saldi temporanei. Ad esempio, se un cliente ti deve per una transazione, questa deve essere contabilizzata nei conti. È possibile decidere quali saldi trasferire al periodo successivo e utilizzare l’auto-audit per ottenere un’istantanea delle variazioni di spese e entrate.
Assumere un revisore esterno
Molte aziende sono obbligate dal governo ad assumere un revisore esterno per esaminare i loro libri e rendiconti finanziari. Anche se la tua azienda non è legalmente obbligata a farlo, assumere un revisore esterno è una best practice per mantenere la tua attività finanziariamente solida. Un revisore esterno è un’entità indipendente che esamina la contabilità generale, controlla le transazioni e corregge eventuali errori o sviste. Il revisore verifica inoltre l’eventuale presenza di prove di frode; ciò fornisce un livello di fiducia nella tua attività ai suoi componenti esterni.