Formulare le responsabilità associate a un lavoro in modo che il documento sembri altamente professionale ha molteplici vantaggi per le piccole imprese. Una descrizione del lavoro ben scritta può rendere più attraente qualsiasi contratto o posizione a tempo pieno che stai pubblicizzando e aumentare il tuo pool di candidati qualificati. Descrizioni accurate del lavoro per i lavoratori attuali possono migliorare il morale dei dipendenti e ridurre la confusione.
Descrizione del lavoro
Includere le responsabilità lavorative nelle descrizioni delle mansioni, che forniscono una varietà di informazioni su una posizione specifica. Oltre a includere responsabilità specifiche di una posizione, una descrizione del lavoro dovrebbe riguardare la presenza, l’abbigliamento, le risorse, gli obiettivi e i bonus. Le responsabilità elencate dovrebbero rispecchiare le informazioni che saranno trattate nella revisione annuale di un dipendente, quindi il dipendente sa esattamente cosa ci si aspetta da lui e quindi non ci saranno sorprese durante la valutazione di fine anno.
Usa la voce attiva
Per rendere le responsabilità lavorative più importanti, scrivile con voce attiva. Ad esempio, invece di scrivere “Le riconciliazioni mensili saranno preparate dal contabile”, scrivi “Il contabile preparerà le riconciliazioni mensili”. Questo fa sembrare il dipendente più importante del compito, piuttosto che viceversa.
Usa titoli
Cerca titoli precisi per ogni posizione nella tua azienda per dare ai lavoratori un senso di orgoglio e per mostrare loro dove si trovano sul totem. Questo dà loro un senso di dove si trovano nell’organizzazione e dove potrebbero essere in grado di muoversi se si comportano bene. La parola “coordinatore” si riferisce spesso a un membro del personale di basso livello che esegue semplici compiti assegnati da un manager. “Manager” si riferisce spesso a un dipendente di livello medio che è responsabile, con una certa autonomia, di controllare che un progetto assegnato da un direttore sia completato. Un direttore è un dipendente di alto livello che è in grado di prendere decisioni esecutive, creare piani d’azione specifici e assegnare compiti ai subordinati.
Per le posizioni che non soddisfano questi criteri, creare titoli che dimostrino che queste posizioni sono importanti. Ad esempio, invece di utilizzare “Segretario”, utilizza “Assistente amministrativo”. Invece di usare “Janitor”, usa “Building Custodian”.
Cerca input
I dipendenti saranno più propensi ad accettare le descrizioni del lavoro se chiedi loro di aiutare a formulare questi documenti. Sono anche le persone che hanno maggiori probabilità di conoscere e comprendere le responsabilità di lavori specifici e possono aiutarti a creare elenchi completi che mostrano i loro compiti. Usa l’input dei dipendenti per ordinare le responsabilità del lavoro in una descrizione del lavoro in base all’importanza. Per trasmettere ulteriormente l’importanza, includere il modo in cui le responsabilità di una particolare posizione influenzano gli altri reparti e l’azienda nel suo complesso.