Il budget non è una scienza esatta: non puoi prevedere con assoluta precisione l’importo che intendi portare o spendere finché non si verifica. Tuttavia, confrontare ciò che pensavi sarebbe accaduto con ciò che è realmente accaduto può fornire informazioni sulla tua attività e su dove sta andando.
Perché si verificano variazioni?
Sviluppate un budget operativo per la vostra azienda molti mesi prima che vengano sostenute le spese effettive o venga generato il reddito. Un budget è la tua ipotesi più plausibile su quali saranno i tuoi costi operativi. Quando arriva il momento in cui i soldi cambiano di mano, i tuoi numeri effettivi potrebbero essere molto diversi dal tuo budget. Può trattarsi di una variazione normale, basata su variazioni dei costi o differenze nei ricavi, oppure potrebbe essere un segnale di pericolo che la tua azienda sta intraprendendo una strada finanziariamente pericolosa. Per sapere qual è, è necessario analizzare i costi effettivi ed essere in grado di spiegare gli scostamenti.
Budget impreciso
La varianza potrebbe essere semplicemente dovuta a una cattiva ipotesi sulle tue spese o entrate. Se si tratta di un problema cronico, dedica del tempo a rivedere il budget e aggiornarlo in base all’esperienza più recente della tua azienda. I budget sono documenti viventi e dovrebbero essere modificati per riflettere le operazioni correnti. Mantenere un budget che sai essere sbagliato non ti aiuterà a proiettare la tua redditività in futuro. Se, ad esempio, le spese di garanzia sono pari al 3 percento delle vendite rispetto all’1 percento originariamente previsto, prima analizza i costi e determina se sono normali o se c’è qualcosa che li aumenta che può essere risolto. Se si prevede che continuino, aggiorna il budget in modo che rifletta ciò.
Cambiamenti nella realtà economica
Se la tua azienda ha registrato un aumento dei costi o una diminuzione dei ricavi a causa dei cambiamenti nel mercato in cui operi o dell’economia in generale, il tuo budget può mostrare grandi variazioni. Rivedi l’intero budget e progetta nuove entrate e spese sulla base delle attuali realtà di mercato. Ad esempio, se i ricavi su uno dei tuoi prodotti sono diminuiti del 20% perché un nuovo concorrente è entrato nel mercato, regola le proiezioni dei ricavi verso il basso per mostrare l’impatto negativo sui tuoi profitti futuri. I grandi cambiamenti del mercato segnalano anche la necessità di una pianificazione strategica per assicurarsi che i ricavi futuri rimangano gli stessi o crescano.
Furto dei dipendenti
I dipendenti possono perpetrare furti o frodi nella tua azienda in molti modi. Alcuni sono difficili da rilevare, soprattutto se il dipendente ha accesso sia ai tuoi beni fisici che al tuo sistema contabile. L’analisi della varianza spesso può fornire la prima indicazione che sta accadendo qualcosa di spiacevole. Ad esempio, se le svalutazioni dell’inventario sono costantemente superiori al previsto, potrebbe significare che un dipendente sta uscendo dalla porta con il prodotto. Allo stesso modo, se le cancellazioni dei tuoi crediti sono insolitamente grandi, potresti avere un dipendente che intascerà i pagamenti dai clienti. Qualsiasi grande varianza inattesa dovrebbe essere analizzata per arrivare al fondo del motivo per cui sta accadendo.