Negli affari, potresti usare lettere e promemoria per comunicare con gli altri. Una lettera contiene la carta intestata della società o l’indirizzo del mittente, la data, l’indirizzo del destinatario, una riga dell’oggetto, un saluto, un messaggio, una chiusura e una firma. Un promemoria, al contrario, contiene una data, una riga dell’oggetto e un breve messaggio ma identifica il nome del mittente e del destinatario senza includere gli indirizzi e non è firmato. A causa di queste differenze, ci sono alcune situazioni in cui è meglio usare una lettera piuttosto che un promemoria.
Comunicazioni per posta
Se stai scrivendo a qualcuno che non è un dipendente della tua azienda, invia una lettera piuttosto che un promemoria. Una lettera include le informazioni di contatto che il destinatario potrebbe aver bisogno di rispondere. L’inclusione di un indirizzo interno, un saluto, chiusura e firma rende anche una lettera più formale e rispettosa per la comunicazione con persone esterne alla tua azienda. Un promemoria, d’altra parte, non include questi elementi ed è migliore per le comunicazioni all’interno di un ufficio.
Privacy
Poiché una lettera è piegata, sigillata in una busta e indirizzata individualmente, è una forma di comunicazione più privata di un promemoria. Per questo motivo, una lettera potrebbe essere utilizzata per presentare una dimissione o un reclamo a qualcuno della stessa azienda. Un promemoria viene utilizzato quando la privacy all’interno di un ufficio non è una considerazione importante. Ad esempio, un promemoria potrebbe fornire istruzioni a diverse persone all’interno dell’ufficio che stanno lavorando a un progetto comune.
Annunci importanti
Poiché le lettere sono più formali dei promemoria, vengono utilizzate anche per comunicare annunci importanti. Ad esempio, se un’azienda annuncia una fusione, un cambio di nome o una nuova sede, potrebbe informare sia i suoi dipendenti che le persone esterne all’azienda con una lettera. Poiché la lettera conterrà la carta intestata dell’azienda e le informazioni di contatto, serve a promuovere ulteriormente l’azienda.
Analisi
Un promemoria è breve e si attacca ai fatti. Di solito non è più lungo di pochi paragrafi e può essere breve come una o due frasi. Fornisce istruzioni, informazioni o risultati. Un promemoria non viene utilizzato per persuadere il lettore. Se desideri scrivere una spiegazione o trasmettere ragioni, argomenti o analisi al tuo lettore, usa una lettera. Una lettera può essere più lunga di un promemoria e, dal momento che firmerai la lettera, è un forum appropriato per spiegare la tua analisi di un argomento. Ad esempio, potresti utilizzare un promemoria per informare il tuo supervisore che le vendite sono diminuite del 10% nell’ultimo mese, ma utilizzare una lettera per delineare la tua analisi del rapporto sulle vendite e le ragioni della diminuzione.