I costi generali sono i costi indiretti della gestione di un’impresa, come forniture, illuminazione e altri servizi. Non possono essere facilmente ricondotti ai risultati. Le spese generali applicate sono le spese generali assegnate a un reparto specifico di un’azienda, in base ai costi generali previsti. Tuttavia, il dipartimento potrebbe non spendere quanto previsto per i costi generali. L’overhead allocato diventa quindi overhead applicato.
Costi del lavoro
I costi generali includono i costi della manodopera che non viene utilizzata direttamente per creare un prodotto o un servizio venduto. I costi di manodopera per la costruzione di nuove strutture, ad esempio, rientrano nella categoria delle spese generali. Quando si assegnano i fondi, i manager aziendali non sempre conoscono i costi di manodopera specifici per tali attività. Potrebbero non sapere in modo specifico quali attività devono essere completate. Ad esempio, un manager potrebbe sapere che l’impianto A necessita di lavori di ristrutturazione, ma deve assumere un professionista per determinare di quali ristrutturazioni specifiche ha bisogno.
Costi delle strutture
Allo stesso modo, i costi di ristrutturazione o affitto di strutture possono scendere al di sotto dei costi stimati. I manager possono sovrastimare i costi per garantire che un dipartimento possa soddisfare le sue esigenze sapendo che il personale si adopererà per trovare le migliori offerte. Possono anche stanziare fondi per riparare o acquistare attrezzature per far fronte alle riparazioni o agli aggiornamenti previsti. Se tali fondi si rivelano inutili, il dipartimento avrà anche sovraccaricato le spese generali.
Risorse
Se l’acquirente in un’organizzazione trova ottimi affari per beni e materiali, anche i costi generali diminuiranno. L’acquirente potrebbe stabilire nuove connessioni con i fornitori per fornire materiali a un costo inferiore, ad esempio. Inoltre, un dipartimento può utilizzare meno risorse di quanto pianificato, sia nella produzione di un prodotto che in altri aspetti delle operazioni quotidiane. Ciò diventa particolarmente probabile se un’azienda sta testando nuove pratiche, come metodi di produzione più sostenibili. Il reparto può quindi utilizzare meno acqua nella produzione, ad esempio. Lo spegnimento delle luci o delle apparecchiature quando non in uso può anche portare a una bolletta energetica inferiore, che a sua volta porta a sovraccarichi.
Maggiore produzione
Se si prevede che il reparto aumenterà la produzione in un determinato mese o trimestre e i costi generali aumenteranno proporzionalmente, anche questo potrebbe portare a sovraccarichi. Il prezzo dei materiali per unità può diminuire man mano che il dipartimento acquista più beni, cosa che il manager potrebbe non aver preso in considerazione nell’allocazione dei fondi generali. Allo stesso modo, i costi di produzione per unità spesso diminuiscono quando si producono più beni. In altre parole, costa meno produrre un singolo prodotto quando un reparto ne produce 1,000 anziché 100. A causa della relazione indiretta tra i costi di produzione per unità ei vari costi individuali di produzione, il manager potrebbe non stimare con precisione le esigenze di finanziamento del dipartimento quando il volume di produzione cambia.