Gli imprenditori che desiderano fare la cosa giusta potrebbero non essere sicuri di cosa includere nelle politiche sulla privacy dei dipendenti. Da un lato, le aziende hanno il diritto di monitorare le azioni dei dipendenti mentre sono al lavoro. Allo stesso tempo, i dipendenti hanno anche una ragionevole aspettativa di privacy in determinate circostanze. Può essere una linea sottile tra ciò che è accettabile, giusto ed etico e ciò che non lo è, e anche i tribunali a volte esitano nel modo in cui si pronunciano nei casi che coinvolgono la privacy dei dipendenti.
Comunicazioni
Legalmente, le aziende hanno il diritto di monitorare le comunicazioni dei dipendenti. Tuttavia, le leggi consentono ancora ai dipendenti una ragionevole quantità di privacy. Ad esempio, un datore di lavoro può monitorare le telefonate legate al lavoro, ma non appena si determina che una chiamata è di natura personale, il monitoraggio deve cessare. L’unica eccezione è se il datore di lavoro dispone di politiche che vietano le chiamate personali sulle linee telefoniche aziendali. Con le e-mail, i tribunali hanno confermato che i datori di lavoro sono autorizzati a monitorare tutte le e-mail tranne nei casi in cui ai dipendenti viene detto che le loro e-mail sono mantenute riservate o protette da password. L’utilizzo di Internet sul lavoro è più restrittivo. I datori di lavoro sono autorizzati a monitorare tutto l’utilizzo di Internet sul posto di lavoro e limitare o bloccare l’accesso dei dipendenti al Web come la società ritiene opportuno.
Controlli in background
Molte aziende eseguono regolarmente controlli sui precedenti dei candidati prima di estendere un’offerta di lavoro. Dal punto di vista del datore di lavoro, questi controlli sono necessari per ridurre la responsabilità verificando che le informazioni fornite dal richiedente siano veritiere. Tuttavia, i datori di lavoro devono attenersi a linee guida ragionevoli quando si tratta delle informazioni ottenute. Ad esempio, qualsiasi richiesta di informazioni deve essere correlata al lavoro per il quale il candidato si sta candidando e al potenziale dipendente deve essere comunicato quali informazioni verranno controllate e quindi fornire il consenso scritto.
Test di droga
Quando si tratta di test antidroga, i dipendenti hanno legalmente più diritti alla privacy rispetto ai candidati al lavoro poiché hanno più da perdere se non superano il test. Alcuni settori, inclusi i trasporti e l’aviazione, sono tenuti a seguire i requisiti federali sui test antidroga per tutti i dipendenti. Nel settore delle imprese private, i test antidroga sono facoltativi e lasciano all’azienda la facoltà di decidere come gestirli. I datori di lavoro non possono obbligare un candidato o un dipendente a fare un test antidroga. Tuttavia, possono legalmente scegliere di negare o interrompere il rapporto di lavoro per aver rifiutato di sostenere il test o per non averlo superato. Poiché le leggi procedurali sui test antidroga variano in ogni stato, è importante controllare le leggi del proprio stato per scoprire esattamente cosa è consentito e cosa non lo è prima di impostare o modificare la politica aziendale.
Personale e cartelle cliniche
I dipendenti possono ragionevolmente aspettarsi che il loro personale e le cartelle cliniche siano riservati. È responsabilità del datore di lavoro assicurarsi che solo il personale autorizzato abbia accesso a questi record e solo per scopi aziendali legittimi. Le regole di riservatezza sulle cartelle cliniche sono ancora più severe. Ad esempio, l’Americans With Disabilities Act specifica che i datori di lavoro devono mantenere i registri di disabilità dei dipendenti separati dagli archivi del personale e in un luogo protetto. Anche altre leggi, come l’Health Insurance Portability and Accountability Act e il Genetic Information Nondiscrimination Act, hanno i propri requisiti di riservatezza sulle cartelle cliniche.