Molte persone si confondono con i loro conti fornitori quando impostano il loro sistema di contabilità di base per le loro piccole imprese. La contabilità fornitori conta come una passività nel bilancio aziendale. Al contrario, i conti attivi, essendo l’opposto dei debiti, contano come un bene. Entrambi sono parte integrante del bilancio e dei rendiconti dei flussi di cassa, che sono due documenti fondamentali in qualsiasi sistema di contabilità aziendale.
Bilancio patrimoniale
Il primo documento di qualsiasi sistema di contabilità aziendale è il bilancio. Il bilancio è semplicemente un elenco dettagliato di tutte le attività di una società in una colonna e di tutte le passività in un’altra colonna. Elenca le attività per prime, in ordine di liquidità, dal più liquido al meno liquido. La liquidità e gli equivalenti di cassa sono generalmente in cima a questo elenco. Nell’altra colonna, elenca le tue passività, nell’ordine in cui stanno per scadere. Elencare le passività a breve termine, seguite dalle passività a lungo termine. I tuoi conti attivi sono elencati tra le attività, mentre i tuoi conti fornitori sono elencati tra le passività. Insieme, le tue attività meno le tue passività equivalgono al patrimonio netto della tua attività.
Ragionamento
I tuoi crediti sono una risorsa perché alla fine si trasformeranno in contanti sui tuoi libri. Dovresti ottenere la maggior parte dei tuoi crediti solo attraverso i normali sforzi di riscossione, nel tempo. In alternativa, puoi trasformare i tuoi crediti in contanti vendendoli a titolo definitivo o costituendo in pegno i tuoi crediti come garanzia per un prestito, un processo chiamato factoring. Poiché non è possibile eseguire questa operazione con i conti fornitori e poiché i conti fornitori rappresentano potenziali rivendicazioni nei confronti della tua azienda, i conti fornitori rientrano nella colonna delle passività del bilancio.
Rendiconto finanziario
Il rendiconto del flusso di cassa è una registrazione di tutte le entrate e le uscite della tua azienda, generalmente mese per mese. Puoi creare una proiezione approssimativa dei tuoi flussi di cassa nel futuro prendendo i tuoi conti fornitori e crediti e inserendoli in fogli di calcolo, mese per mese, nei momenti appropriati in cui scadono. Ciò è utile per avvisarti in anticipo di minacce future alla redditività della tua azienda come preoccupazione costante; Se hai un conto da pagare di grandi dimensioni in scadenza e non è bilanciato dai conti da pagare, potresti dover iniziare a stabilire una riserva di cassa o iniziare a mettere in fila i finanziamenti. Inoltre, se il rendiconto del flusso di cassa è negativo ogni mese, è necessario generare vendite aggiuntive o ridurre drasticamente le spese. Il solo prestito non risolverà questo problema.
Contanti e contabilità per competenza
L’IRS riconosce due metodi di contabilità di base: il metodo di competenza e il metodo di cassa. Quando si utilizza il metodo di accumulo, si registrano le vendite nella colonna delle risorse quando si riceve l’ordine e non necessariamente quando si riceve effettivamente denaro. Allo stesso modo, gli acquisti vengono registrati quando effettui l’ordine e non quando effettui il pagamento della fattura. Con il metodo in contanti, registri gli acquisti e le vendite nei tuoi libri contabili quando il denaro cambia effettivamente di mano. Il metodo di competenza offre una contabilità più accurata del patrimonio netto della tua azienda, mentre il metodo di pagamento in contanti è più semplice per i proprietari di piccole imprese con personale e risorse limitati.