PMO è l’acronimo di Project Management Office. L’ufficio di gestione del progetto è, in una certa misura, quello che sembra. Il PMO è un dipartimento o un gruppo che opera all’interno di un’azienda o organizzazione che stabilisce e mantiene gli standard di gestione dei progetti interni dell’azienda. L’obiettivo principale e generale del PMO è ottenere vantaggi specifici dell’organizzazione attraverso la standardizzazione e l’uso metodico delle politiche e dei processi di gestione dei progetti.
Migliora le percentuali di successo
Gli obiettivi specifici del PMO possono variare in base ai progetti o all’azienda in questione. Tuttavia, uno degli obiettivi principali del PMO tra le aziende e tra i progetti è il miglioramento delle percentuali di successo o, in altre parole, la riduzione del tasso di fallimento del progetto. Quando le aziende impiegano il PMO al più alto livello operativo, manager e supervisori hanno un gruppo di persone che possono aiutarli a definire meglio il loro progetto e i risultati attesi. Inoltre, il PMO può aiutare i manager a identificare le risorse e monitorare i progressi. Il PMO stabilisce una base di conoscenza ancora più approfondita nel tempo. Tutto ciò aumenta le percentuali di successo del progetto.
Standardizzazione
Un altro obiettivo importante dei PMO è la definizione di standard a cui tutti devono aderire a livello aziendale. Impegnandosi con vari gruppi all’interno dell’azienda per creare standard chiari di prestazioni, misurazione e monitoraggio per i progetti, le aziende sviluppano standard di gestione dei progetti supportati dalla direzione e dai dipendenti. La standardizzazione rende più facile per le aziende confrontare e valutare i progetti e per altri non coinvolti in modo significativo in un particolare progetto per assistere.
Sotto budget, pre-scadenza
Esistono anche PMO per aiutare le aziende a completare i loro progetti entro il budget e prima del previsto. Ciò consente di risparmiare denaro alle aziende e libera personale prezioso, tecnologia dell’informazione e risorse simili. Nel tempo, i PMO diventano un archivio di informazioni e la fonte di riferimento per la guida relativa al progetto, la documentazione scritta, i modelli e l’assistenza pratica sul progetto. Pertanto, le aziende diventano più abili nella pianificazione, nell’utilizzo delle risorse e nell’implementazione dei progetti, consegnando i progetti completati utilizzando meno denaro e in meno tempo.
Maggiore produttività e risparmio
Esistono anche uffici di gestione dei progetti per aumentare la produttività e ridurre i costi. Molti progetti interni hanno come obiettivi l’efficienza, la produttività e la riduzione dei costi, ma questi progetti spesso incontrano ostacoli. Il gruppo o il dipartimento che avvia il progetto può operare nel vuoto, guardando solo a come ciò che fanno influisce su un’attività o un prodotto. Tuttavia, la modifica di una variabile qui può causare un impatto negativo imprevisto. Un PMO facilita la comunicazione tra gruppi e reparti, riducendo o eliminando così l’effetto del vuoto. Un PMO aiuta tutti i soggetti coinvolti a capire come le loro azioni influiscono sugli altri e viceversa.