Gli assicuratori richiedono alle nuove imprese di presentare un inventario completo della proprietà prima di emettere una polizza assicurativa iniziale. A seguito di ciò, è necessario un inventario annuale, sia per aggiornare l’assicurazione aziendale sia per valutare l’efficacia dei controlli interni aziendali. Sebbene il processo possa variare leggermente a seconda dell’attività, gli inventari di proprietà in generale seguono le procedure di inventario standard.
Procedure preparatorie
Le dimensioni dell’azienda o le preferenze del proprietario determinano se l’inventario viene condotto in un giorno o per reparto nel corso di pochi giorni o poche settimane. Indipendentemente da ciò, la preparazione implica l’impostazione della data o delle date, l’informazione dei vari reparti e l’assegnazione del personale per condurre l’inventario. Molto spesso, un rappresentante del dipartimento, come il manager del dipartimento, e il proprietario dell’azienda o qualcuno esterno al dipartimento sono incaricati di condurre e verificare un conteggio dell’inventario fisico.
Condurre l’inventario
Il processo di inventario effettivo molto spesso comporta l’individuazione, l’ispezione e la verifica della proprietà aziendale in ciascun dipartimento rispetto all’elenco delle proprietà del dipartimento. Ciò include, ad esempio, mobili e attrezzature per ufficio, macchinari, forniture, strumenti, computer, periferiche per computer, sistemi operativi e licenze software. L’elenco delle proprietà molto spesso include una descrizione dell’articolo, una descrizione delle condizioni, la data di acquisto, la posizione assegnata e un numero di identificazione o di serie. Vengono fatte annotazioni per qualsiasi informazione mancante o incompleta nonché per qualsiasi proprietà mancante dal dipartimento. Gli immobili acquistati durante l’anno ma non aggiunti all’elenco degli immobili vengono annotati e aggiunti all’elenco dopo che l’ordine di acquisto, la ricevuta o altra documentazione è stato fornito.
Preparazione di un rapporto sull’inventario
Una volta completato l’inventario fisico e apportati tutti gli aggiornamenti o le correzioni necessari all’elenco di inventario del dipartimento, le persone che completano l’inventario firmano e forniscono una copia dell’elenco di inventario finale insieme alla documentazione di supporto al dipartimento e al titolare dell’azienda. La documentazione di supporto può includere copie di ordini di acquisto, fatture, contratti con l’utente del software, approvazioni di trasferimento di proprietà tra i reparti e moduli di spedizione in uscita. I responsabili di reparto archiviano questi documenti e il proprietario dell’azienda o il team dell’inventario li utilizza durante tutte le attività di follow-up necessarie.
Seguito
Il follow-up comporta molto spesso una revisione dei controlli interni progettati per rilevare casi di frode, spreco o abuso. Ad esempio, il team avvia un’indagine indipendente in base a procedure di sicurezza e controllo aziendali prestabilite su qualsiasi proprietà aziendale rilevata come danneggiata o mancante. I dirigenti di dipartimento sono generalmente ritenuti responsabili delle discrepanze relative alla proprietà aziendale. Mentre discrepanze minori, come proprietà acquistate ma mai aggiunte a un elenco di proprietà, possono semplicemente richiedere una consulenza per sottolineare l’importanza di aderire ai controlli interni, gravi discrepanze come proprietà mancanti vengono inviate al proprietario dell’azienda per ulteriori revisioni e azioni.