Mentre progetti metodi per completare le attività nella tua azienda, è meglio prendere appunti su di essi. Queste note possono essere utilizzate in seguito per creare processi operativi standard, che aumentano l’efficienza in tutta l’azienda. Le SOP descrivono come ci si aspetta che i dipendenti svolgano determinati compiti in azienda per mantenere la qualità, la sicurezza e la coerenza. Sono utili anche quando hai nuovi dipendenti da formare.
Definizione
Un processo operativo standard è un insieme di passaggi che i dipendenti seguono sul posto di lavoro per conformarsi alla politica aziendale. Pertanto, un SOP di solito ha una logica, che spiega ai lavoratori perché dovrebbero seguire gli stessi passaggi ogni volta. Un esempio di SOP potrebbe essere una politica per il lavaggio delle mani per un’azienda di servizi di ristorazione, e la logica sarebbe che lavarsi le mani è necessario per la manipolazione sicura del cibo che verrà consumato da altri.
Come scrivere
Quando senti il termine “SOP”, potresti pensare che sia difficile scrivere una serie di procedure per un’attività o un processo. Scrivi un elenco di passaggi in un inglese semplice senza gergo o termini che le persone non capirebbero, ed è ragionevole aspettarsi che i tuoi dipendenti seguano i passaggi. Potresti fornire ai dipendenti la possibilità di esercitarsi in una procedura sotto la supervisione di un lavoratore esperto prima di aspettarsi che la completino da soli.
Requisiti tecnici e qualità
Sebbene le SOP rendano le attività lavorative prevedibili e facili da ripetere, aiutano anche i dipendenti a comprendere i requisiti tecnici e il modo in cui si ottiene la qualità. Pensa a cosa comporta fare una pizza ai peperoni. Per garantire che la pizza abbia sempre lo stesso aspetto, è necessario guidare i dipendenti nella sua preparazione. Fornire un elenco specifico di ingredienti, come 1 tazza di salsa rossa, 1 tazza di mozzarella e 20 peperoni sparsi uniformemente sulla parte superiore dell’impasto della pizza, che deve adattarsi alla forma della teglia per pizza standard. Quindi, mostri ai dipendenti come dovrebbe apparire la pizza una volta terminata e come tagliarla e confezionarla per i clienti.
Considerazioni
È importante standardizzare lo sviluppo delle SOP nella tua azienda. Guarda quali funzioni nell’azienda richiedono la documentazione delle SOP e designare coloro che sono responsabili della loro scrittura e del loro aggiornamento. Scegli lavoratori con esperienza nel tipo di lavoro che desideri documentare come processo standardizzato per scrivere SOP. Alcuni processi, come il modo in cui gestire in sicurezza apparecchiature o sostanze chimiche pericolose, richiedono una documentazione e una formazione approfondite. Per completare una SOP, i dipendenti potrebbero dover utilizzare strumenti aggiuntivi, come diagrammi di flusso, tabelle di misurazione, mappe o manuali operativi per completare le fasi di un processo. Per garantire il controllo della qualità, i dipendenti potrebbero aver bisogno dell’approvazione della direzione in alcuni punti di un processo. Tutte queste considerazioni devono essere affrontate prima di finalizzare le SOP, pubblicarle e consegnarle ai dipendenti.