Un modo per far sentire apprezzati i dipendenti sul posto di lavoro è dare loro una voce anonima per poter parlare liberamente. Sia che i dipendenti desiderino dirti qualcosa, dal desiderio che l’azienda avvii un programma di riciclaggio a problemi con la gestione o le politiche interne all’ufficio, la tua casella dei suggerimenti del datore di lavoro può essere uno strumento inestimabile per te per comprendere meglio le esigenze dei tuoi dipendenti e desiderano l’ufficio funziona più agevolmente.
Fornire un mezzo semplice per la presentazione
Rendere il processo dei suggerimenti dei dipendenti semplice e gradito sarà il mezzo principale per ottenere risposte oneste e utili. È possibile accettare invii tramite qualsiasi mezzo, che può includere un ricettacolo designato di qualche tipo o tramite e-mail. La National Science Foundation suggerisce di creare un filtro per la posta in arrivo che rende le e-mail anonime, soprannominato “anonimizzatore”. È possibile rendere anonimo il processo di invio o, se i dipendenti si sentono a proprio agio nel rivelare la propria identità al momento dell’invio, chiarire loro che la casella dei suggerimenti sarà un’occasione per parlare liberamente senza rappresaglie.
Raccogli i suggerimenti e stabilisci un momento per la revisione e la decisione
Decidere la frequenza con cui rispondere ai suggerimenti può aiutare a determinare il successo del processo. Far sapere ai dipendenti che hai letto i loro suggerimenti e che hai riflettuto sulla tua risposta il prima possibile sarà fondamentale. Anche se la tua risposta non funziona a loro favore, almeno sentiranno che hai ascoltato le loro preoccupazioni e hai deciso rapidamente e con sicurezza. La scelta di una riunione settimanale, magari il venerdì mattina, per affrontare queste preoccupazioni in un forum aperto contribuirà a garantire la soddisfazione di tutti e il successo per il processo della casella dei suggerimenti. Consentire alla riunione di essere un forum per discussioni cordiali e domande sul motivo per cui un particolare suggerimento è stato o non è stato implementato.
Rivedere i suggerimenti per determinare l’implementazione
Puoi scegliere un comitato per esaminare i suggerimenti, secondo la raccomandazione dell’Organizzazione internazionale del lavoro. Il comitato dovrebbe lavorare alla creazione di uno standard che renda il processo il più equo ed equilibrato possibile, utilizzando fattori che aiutino a guidare il processo decisionale. Il comitato dovrebbe includere membri che servono a rappresentare tutti i dipendenti, dirigenti, supervisori e dati demografici generali.
Seguite l’implementazione
Se hai determinato che un particolare suggerimento è fattibile, segui e assicurati di annunciare l’implementazione allo staff e chiedere un feedback continuo sul suggerimento. Chiedete al personale come può essere ulteriormente migliorato se non soddisfa le aspettative in modo che l’implementazione sia un successo per la vostra azienda.
Riconosci e ricompensa i buoni suggerimenti
Se un dipendente presenta un’iniziativa per risparmiare denaro, non aver paura di lodarla con elogi o addirittura premiarla con una carta regalo per il suo negozio o ristorante preferito. Un ringraziamento simbolico, anche se ancora semplice, incoraggerà anche la partecipazione futura e l’entusiasmo per aver contribuito a migliorare la tua cultura aziendale o dell’ufficio.