I nuovi dipendenti in genere trascorrono il primo giorno di lavoro compilando documenti e guardando DVD o webcast sul loro nuovo datore di lavoro. I professionisti delle risorse umane devono assicurarsi che determinati moduli siano inclusi nella documentazione a scopo di verifica. Alcuni moduli devono essere completati prima che il dipendente possa iniziare a lavorare, quindi è importante che il dipendente compili tali moduli.
I-9
Il modulo di verifica dell’idoneità all’impiego o I-9 è richiesto per tutti i dipendenti assunti dopo il 6 novembre 1986. Il modulo verifica che il dipendente sia idoneo a lavorare negli Stati Uniti perché è cittadino statunitense o si trova legalmente negli Stati Uniti e idoneo a lavorare. Esempi di documenti che un dipendente può utilizzare come prova sono il passaporto, la patente di guida, il certificato di nascita o la carta di sicurezza sociale.
W-4
Il modulo di ritenuta alla fonte noto come W-4 determina l’importo delle tasse federali che verranno detratte dalla paga di un dipendente. Questo modulo deve essere completato il prima possibile in modo che le informazioni possano essere inviate al reparto paghe per l’elaborazione.
Informazioni sul deposito diretto
Se l’organizzazione offre il deposito diretto per i propri dipendenti, è necessario inviare le informazioni bancarie come il numero di instradamento bancario e il conto bancario.
Informazioni sul veicolo
Se l’organizzazione offre pass per il parcheggio, il dipendente deve fornire la marca, il modello e il numero di targa dell’auto guidata più spesso.