I revisori aiutano le piccole imprese a garantire la conformità alle leggi sul lavoro e fiscali. Molti revisori forniscono audit senza supporto cartaceo, in cui il revisore accede a documenti elettronici ed emette il suo rapporto finale tramite posta elettronica o un sito web. I controlli elettronici possono far risparmiare tempo e denaro ai proprietari di piccole imprese; tuttavia, sia il revisore dei conti che i dipendenti dell’azienda devono essere a proprio agio con la tecnologia.
Richiede tecnologia
I revisori devono essere a proprio agio nell’uso del software del computer per creare rapporti di controllo. Se un auditor non ha familiarità con i computer o con il software che dovrebbe utilizzare, potrebbe avere una curva di apprendimento ripida. I revisori devono inoltre avere familiarità con l’utilizzo di e-mail o siti Web e il caricamento di allegati, mentre i titolari di aziende devono essere in grado di recuperare i rapporti di controllo dalla propria posta elettronica o accedendo a un sito Web.
Considerazioni sulla sicurezza
Se un revisore intende utilizzare computer o altre tecnologie per preparare un audit, deve considerare i fattori di sicurezza che i revisori che creano rapporti cartacei non devono prendere in considerazione. Gli audit spesso fanno riferimento a informazioni sensibili, come le finanze di un’azienda o i requisiti fiscali. I revisori devono essere in grado di inviare queste informazioni in modo sicuro; solo i dipendenti dell’azienda che hanno bisogno di conoscere le informazioni nel report dovrebbero essere in grado di accedere ai report di audit online o via e-mail.
Requisiti di archiviazione diversi
L’Internal Revenue Service e altre agenzie governative possono avere regole diverse per la conservazione dei registri elettronici rispetto a quelli cartacei. Gli imprenditori dovrebbero scoprire come archiviare i rapporti di audit e per quanto tempo devono conservarli prima di accettare un audit elettronico. Inoltre, sebbene gli audit elettronici siano spesso definiti “senza carta”, potrebbe essere necessario stampare alcuni documenti per soddisfare le regole governative sulla tenuta dei registri.
Cambio dei sistemi
Se un’azienda si è basata su audit cartacei, deve passare a un sistema elettronico prima di poter iniziare a trarre vantaggio da audit cartacei. Questa operazione potrebbe richiedere settimane o mesi, a seconda di quanto l’attività fosse basata su computer prima del passaggio. Inoltre, alcuni membri del personale potrebbero richiedere una formazione per accedere o utilizzare il nuovo sistema. Pertanto, può essere necessario un anno o più perché un’azienda passi a un sistema senza carta.