La maggior parte dei contratti di fornitura hanno elementi di costo, tempistica e funzionalità, ma i contratti emessi per un progetto richiedono una considerazione speciale. I contratti che collegano la gestione del progetto ai fornitori sono generalmente basati su un interesse reciproco nel completamento del progetto nei tempi e nel budget. Questo interesse condiviso consente di sviluppare un rapporto positivo con i fornitori supportato da sanzioni contrattuali per inadempimento di compiti chiave.
Rischio
Un progetto rappresenta dei rischi per i proprietari se è in ritardo o non funziona come previsto. Il progetto genera costi aggiuntivi se la gestione del progetto deve adottare misure speciali per accelerare il lavoro per mantenere la data di completamento. Idealmente, i principali fornitori e i proprietari condividono tali costi. Un rapporto contrattuale basato sul rischio condiviso significa che entrambe le parti cercano di ridurre al minimo i costi aggiuntivi e di eseguire le proprie parti del lavoro al meglio delle proprie capacità.
Responsabilità
Sebbene sia possibile basare il rapporto contrattuale su un rischio condiviso, le responsabilità di ciascuna parte devono essere chiare. Normalmente i contratti specificano che ogni fornitore e i proprietari sono responsabili della propria fornitura e del proprio lavoro. I contratti devono specificare che tu adempirai alle tue responsabilità di pianificazione e coordinamento e ai fornitori le loro responsabilità contrattuali.
Forniture
In qualità di project manager, effettui ordini per i beni e i servizi necessari per il progetto. Il contratto risultante deve specificare esattamente quale materiale o lavoro l’appaltatore deve fornire, il prezzo totale, i tempi della fornitura e le eventuali caratteristiche speciali che il materiale deve avere. Mentre altre parti del contratto influenzano il rapporto contrattuale, i dettagli della fornitura specificano i suoi obblighi centrali.
Accettazione
Un contratto che costituisce la base di un buon rapporto specifica le caratteristiche che la fornitura deve avere affinché il project management lo accetti. Se il progetto richiede una certa quantità o peso di materiale o materiale con certificazioni specifiche, il contratto deve specificarne i dettagli. Se i lavoratori devono avere licenze o permessi, il contratto deve elencarli. Un rapporto contrattuale basato su un tale contratto fornisce alla gestione del progetto una base chiara per l’accettazione della fornitura o il rifiuto dell’accettazione se la fornitura non soddisfa i requisiti del contratto.
Pagamento
L’obbligo centrale della gestione del progetto è quello di effettuare i pagamenti secondo i termini del contratto. I contratti tipici per le parti principali di un progetto specificano i pagamenti di avanzamento, come percentuali specifiche alla firma, all’inizio della produzione, alla spedizione, all’accettazione e al completamento del progetto. Una base per un buon rapporto contrattuale struttura i pagamenti per ridurre al minimo i requisiti di finanziamento del fornitore, limitando al contempo il rischio di pagamento in eccesso della gestione del progetto in caso di inadempienza.
Garanzia
Una parte fondamentale della gestione del progetto è fornire un progetto che svolga le funzioni richieste dai proprietari. I contratti di progetto normalmente specificheranno che i fornitori dei principali componenti del progetto devono garantire che la loro fornitura soddisfi e continui a soddisfare i requisiti del progetto per un periodo specificato. Un rapporto contrattuale positivo significa che la gestione del progetto può risolvere i problemi di garanzia con i fornitori in modo amichevole.