Con la prevalenza della posta elettronica, dei messaggi di testo e dei social network, la preparazione della corrispondenza aziendale può sembrare obsoleta per alcuni. Tuttavia, scrivere una lettera commerciale professionale è un’abilità che molti datori di lavoro apprezzano ancora. Conoscere le regole per scrivere lettere commerciali e come annotare i destinatari in “copia carbone” su una lettera è un’abilità utile per gli impiegati.
Contenuti
Gli scrittori ripetono determinati elementi di contenuto praticamente in ogni lettera commerciale che digitano. Ad esempio, ogni lettera commerciale dovrebbe includere la data in cui è stata scritta, il nome e l’indirizzo del destinatario e una riga dell’oggetto. Segue il saluto, seguito dal corpo della lettera, che contiene la comunicazione sostanziale. Dopo il corpo, l’autore digita il blocco di chiusura e firma, incluso il nome dello scrittore. Infine, l’autore digita le lettere “cc” e due punti ed elenca i nomi delle persone che stanno ricevendo copie della lettera.
Stile
Esistono diversi stili accettabili per la formattazione di una lettera commerciale. In uno stile, la data è centrata nella parte superiore della pagina, l’indirizzo interno viene digitato a filo con il margine sinistro e ogni paragrafo è rientrato di 1 pollice. In un altro stile, il writer digita ogni riga a filo con il margine sinistro. Se la lettera è più lunga di una pagina, l’autore digita il nome del destinatario, la data e il numero di pagina nella parte superiore della seconda pagina e di ogni pagina successiva.
Copie carbone
Nei giorni in cui le fotocopiatrici e le stampanti erano all’ordine del giorno negli uffici, i dattilografi facevano copie delle lettere inserendo carta rivestita di carbone tra le pagine e digitando la lettera sullo strato superiore di carta. Il dattilografo ha documentato la copia digitando “cc:” e il nome del destinatario alla fine della lettera, a filo con il margine sinistro. I dattilografi oggi seguono la stessa pratica per comunicare al destinatario che chi scrive sta inviando una copia della lettera a qualcun altro e per documentare per il file che una copia carbone – o, come talvolta viene chiamata, una copia di cortesia – è stata inviato.
Guida di stile
I dattilografi possono formattare una lettera commerciale nel formato di paragrafo rientrato o di allineamento a sinistra, ma è importante mantenere uno stile in tutta la lettera. Ad esempio, non digitare un paragrafo centrato, rientra la prima riga del paragrafo successivo e digita il terzo paragrafo a filo con il margine sinistro. Per mantenere la coerenza, molte aziende pubblicano una guida di stile che specifica come formattare la corrispondenza commerciale inviata dall’azienda.