Le società S trasferiscono il reddito agli azionisti, quindi non è tassato a livello aziendale. Sono soggetti a molti degli stessi requisiti legali di una società C standard, inclusa la tenuta dei verbali delle riunioni aziendali. L’IRS può richiedere una copia dei verbali della società durante un audit per vedere se ha agito in conformità con le leggi applicabili. I verbali aziendali sono generalmente redatti dalla segretaria o da un altro dipendente designato per svolgere queste mansioni su base ricorrente.
Requisiti di base
I verbali devono essere conservati per iscritto o su un supporto che può essere facilmente convertito in stampa, come un file PDF o un documento Word. Devono includere la data della riunione, i nomi dei presenti e tutti gli argomenti discussi. Se qualche punto è stato messo ai voti, il verbale deve elencare i risultati.
Informazioni finanziarie
Tutte le decisioni finanziarie prese dalla società devono essere discusse nel verbale. Ciò consente a tribunali, investitori e revisori dei conti di verificare i dettagli di qualsiasi transazione chiave. Elenca eventuali cambiamenti nei fornitori o aumenti di prezzo significativi che potrebbero influire sulla salute finanziaria dell’azienda in futuro. Dovresti anche includere eventuali acquisizioni o perdite di clienti chiave e l’impatto previsto sui ricavi.
Consenso all’azione
A seconda delle leggi sulle società del tuo stato, la società potrebbe essere in grado di agire senza tenere una riunione ufficiale. È necessario ottenere il consenso scritto del numero minimo di azionisti richiesto per approvare un punto in un’assemblea, come stabilito nello statuto della società. Il consenso scritto funge da verbale per quella particolare azione. Copia dei moduli di consenso deve essere conservata con i verbali societari per le altre riunioni.
Disponibilità
I funzionari, i direttori e gli azionisti di una società S possono richiedere una copia dei verbali di qualsiasi riunione. Se questa richiesta viene respinta, la parte richiedente può intentare un’azione legale per obbligare la società a fornire il verbale.
Avvertenze
La mancata tenuta di verbali aziendali adeguati può avere gravi conseguenze per la società e i suoi azionisti. In alcuni casi, può persino privare una società di capitali della sua protezione di responsabilità, esponendo gli azionisti alla responsabilità personale per i debiti della società. Se la società viene citata in giudizio, il tribunale può esaminare i suoi documenti, inclusi i verbali delle riunioni. Il giudice ha la facoltà di squarciare il velo aziendale se determina che le attività aziendali della società non sono state tenute separate dagli affari personali degli azionisti.