Indipendentemente dal numero di progressi tecnologici che si verificano, una comunicazione efficace è ancora una questione di sapere come comunicare sia con i colleghi che con i clienti. I comunicatori efficaci sono intenzionali in questo sforzo e seguono semplici passaggi di buon senso per trasmettere i loro messaggi, garantendo così il successo aziendale.
Avere un obiettivo
Prima di iniziare il contatto, è importante avere un obiettivo per la conversazione, sia che si tratti di ottenere una risposta a una domanda, richiedere un incontro o ottenere chiarimenti.
Formula il tuo messaggio
Per creare un messaggio efficace, devi tenere a mente il tuo pubblico di destinazione, secondo Management Hub. Se l’oggetto è una vendita in sospeso, parlerai al tuo manager e al cliente in modo molto diverso. Il tuo manager vorrà un’analisi dettagliata dei tuoi progressi nella vendita; il cliente vorrà dei motivi per considerare l’acquisto del tuo prodotto. La dimensione del gruppo influisce anche sul modo in cui formuli il tuo messaggio. Quando parli a un gruppo, parla in termini generali e in seguito consenti domande specifiche. Quando parli a una persona, crea il tuo messaggio intorno alla sua comprensione dell’argomento e parla in modo più personale.
Scegli il mezzo appropriato
Scegli il mezzo appropriato per trasmettere il tuo messaggio. Per comunicazioni importanti e sensibili, usa mezzi più personali come telefono, teleconferenza video o un incontro faccia a faccia. Vuoi essere sicuro che il tuo significato sia trasmesso correttamente. Lettere, promemoria ed e-mail sono più adatti per comunicazioni di base come aggiornamenti di prodotti, conferme di riunioni e offerte speciali sui prezzi. L’invio di un’e-mail quando è preferibile un contatto più personale aumenta il rischio di interpretazioni errate.
Seguito
Assicurati sempre di seguire tutti i tipi di messaggi. È importante fornire aggiornamenti e chiarimenti, se necessario. Inoltre, potresti voler assicurarti che sia in corso un’azione sulle tue richieste e che le scadenze vengano rispettate. Sii vigile nel tuo follow-up e mantieni le note sui progressi.