Anche un’azienda con forti vendite può avere difficoltà o addirittura chiudere se non dispone di un sistema contabile efficace e di più procedure. Budget, controllo dei costi, strategie di prezzo, flusso di cassa, pianificazione fiscale e servizio del debito sono pezzi fondamentali del puzzle finanziario che ogni azienda deve risolvere. Utilizzando le pratiche contabili di base, puoi aumentare le possibilità di ottenere i massimi profitti dal tuo prodotto o servizio.
Sistema di contabilità
Un sistema contabile dovrebbe produrre una varietà di report integrati che aiutano a pianificare strategie, monitorare le prestazioni e analizzare i risultati. Un sistema efficace non si limita a creare un budget annuale, effettuare depositi e scrivere assegni. Il sistema dovrebbe iniziare con un budget principale, che include rapporti come il budget annuale, il bilancio aggiornato, i rendiconti dei flussi di cassa e i rendiconti dei profitti e delle perdite. Il sistema dovrebbe includere revisioni mensili o trimestrali delle prestazioni, comprese le analisi della varianza del budget, e disporre di una serie di controlli per mantenere l’accuratezza.
Controls
Il tuo sistema contabile dovrebbe proteggerti da errori e potenziali frodi utilizzando controlli interni e audit esterni. I controlli interni includono procedure quali dichiarazioni mensili di riconciliazione bancaria, autorizzazione di firmatari di assegni, definizione di politiche per la spesa dipartimentale e rimborso delle spese individuali e organizzazione della protezione dello scoperto con la banca. Un revisore esterno è una terza parte indipendente che rivede i tuoi libri a intervalli regolari.
Gestione del flusso di cassa
Istituendo procedure per la gestione del flusso di cassa, puoi assicurarti di avere abbastanza soldi per pagare le bollette quando sono dovute. Le aziende possono avere problemi di flusso di cassa anche quando le vendite sono forti, in base a quando le fatture sono in scadenza e arrivano i crediti. Le procedure di gestione del flusso di cassa includono la proiezione della propria situazione finanziaria con rendiconti del flusso di cassa, la creazione di rapporti sulla scadenza dei crediti, il monitoraggio della disponibilità del credito e il mantenimento delle riserve di cassa. Negoziare condizioni di credito più favorevoli con fornitori e clienti per avvicinare i tempi di prelievo e incasso.
Overhead e breakout di produzione
Una procedura contabile che ti aiuta a creare strategie di prezzo e contenimento dei costi consiste nel determinare i costi generali e di produzione e mantenere aggiornati questi numeri. I costi generali sono quelli che non sono correlati alla produzione del tuo prodotto o servizio, come assicurazioni, telefoni, affitto e forniture per ufficio. Man mano che la tua produzione aumenta, i costi generali per unità diminuiscono, aiutandoti a stabilire i prezzi con maggiore precisione. A seconda del costo di produzione e di quanto aumenti o diminuisci la produzione, il costo per realizzare ciascuna unità potrebbe aumentare o diminuire.
Gestione del debito
Imposta le procedure per monitorare l’utilizzo del credito, soprattutto se utilizzi una carta di credito per gestire la tua attività. Aggiungi la carta di credito e altri interessi sul debito al tuo budget come spesa mensile, anche se ogni mese viene aggiunto all’importo del prestito. Conosci il tuo punteggio di credito e tieni d’occhio i tuoi rapporti di credito per assicurarti che non contengano informazioni errate che possono danneggiare il tuo rating o punteggio. Mantenere un buon credito e gestire il servizio del debito aiuta a ridurre i tassi di interesse e mantenere l’accesso al credito.
Compliance
Rispetta i tuoi obblighi legali stabilendo procedure per gestire correttamente le tasse sui salari, i requisiti di compensazione dei lavoratori, i pagamenti assicurativi e le responsabilità trimestrali e annuali sulle vendite e sul reddito. Lavora con un esperto fiscale se il tuo contabile è principalmente un contabile per assicurarti di non finire con multe, sanzioni e gravami.