Una società ha il diritto di detrarre dalle proprie tasse un certo numero di spese di viaggio legate all’attività lavorativa, a condizione che il viaggio abbia lo scopo esplicito di condurre affari. Secondo l’Internal Revenue Service degli Stati Uniti, il viaggio deducibile deve essere considerato “ordinario e necessario” per beneficiare di una detrazione. È consigliabile una registrazione dettagliata delle spese di viaggio d’affari.
Voli d’affari
La tua azienda può detrarre i costi associati al volo dei dipendenti per conferenze, riunioni di lavoro e altre funzioni legate al lavoro. Le spese di viaggio aereo idonee includono tutte le tasse e le tariffe aeroportuali applicabili, i costi di parcheggio e la gestione dei bagagli, i servizi di taxi, autobus e autonoleggio. Se un coniuge o un compagno accompagna te o un dipendente durante il viaggio e non ha alcuna affiliazione con l’azienda, le sue spese di viaggio non sono considerate spese aziendali valide eleggibili per la detrazione.
Vitto e alloggio
I costi di vitto e alloggio durante gli affari sono deducibili dalle tasse, a condizione che la durata del viaggio richieda un pernottamento. Le detrazioni associate includono tasse, mance e servizi di lavanderia. Secondo l’IRS, le spese di vitto e alloggio considerate “sontuose o stravaganti” non sono consentite, sebbene il termine sia soggettivo e aperto a interpretazioni.
Intrattenimento
I costi di intrattenimento legati ai viaggi d’affari sono in genere deducibili, sebbene si applichino alcune esclusioni. Ad esempio, se invii un dipendente a una conferenza e gli ordini di portare fuori il tuo cliente più importante per una partita di golf un pomeriggio, i costi relativi all’uscita di golf sono deducibili come spese aziendali. Tuttavia, se il tuo dipendente decide di visitare un museo da solo durante il suo tempo di inattività, questa è una spesa personale e non è detraibile.
Viaggi in auto d’affari
Il noleggio di un’auto o di un altro veicolo per viaggi di lavoro è deducibile, così come le tasse associate, la benzina e le tariffe di parcheggio. È inoltre deducibile l’utilizzo di un veicolo personale per motivi di lavoro, utilizzando la detrazione chilometrica standard, che viene calcolata in base al numero di miglia percorse espressamente per motivi di lavoro.
Mescolando viaggi di lavoro e viaggi personali
Se prendi una vacanza personale ma svolgi alcune funzioni aziendali durante il viaggio, una parte delle tue spese potrebbe essere deducibile dalle tasse, ma solo in quanto si riferiscono specificamente all’attività. Ad esempio, se leggi i rapporti aziendali in vacanza, ciò non significa che il costo del tuo viaggio sia deducibile. Tuttavia, se la tua vacanza ti porta in una città in cui vive un grande cliente e porti il cliente a pranzo, puoi detrarre il costo delle spese del pasto in quanto legate all’attività lavorativa.